KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Do czego służy KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur w postaci z góry przyjętej schemy (faktur ustrukturyzowanych).

Faktura ustrukturyzowana istnieje w postaci pliku xml, który musi być stworzony ściśle w oparciu o pola opisane w schemie e-Faktury FA(2).

Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący i zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

KSeF od 2022 r. działa w formie systemu stosowanego dobrowolnie.

Jakie korzyści oferuje korzystanie z KSeF?

System od początku nie zyskał wielu chętnych do  testowania, ustrukturyzowana a faktura (ufaktura) jest rzadkością w obrocie prawnym, mimo pewnych oczywistych korzyści. Dla biznesu, w szczególności większych firm, projekt ufaktury od początku stanowił szansę na radykalne uproszczenie i uspójnienie operacji wymiany danych z innymi przedsiębiorstwami. Zamienienie systemu, w który dokumenty wystawiane są w sposób hybrydowy – papierowo, przesyłane listownie, przynoszone do siedziby firm, przesyłane skanami lub w pdfach jako dokumenty w postaci elektronicznej na jeden system w którym wszyscy wymieniamy dane w jednolitej postaci w czasie rzeczywistym to wielka szansa na uproszczenie operacji, eliminację błędów, odciążenie księgowych, uporządkowanie zbiorów posiadanych danych i możliwość generowania nowej jakości raportów potrzebnych w sferze zarządczej. 

Dodatkowe korzyści wynikające z ustawy o VAT, choć nie są to korzyści spektakularne, obejmują: 

• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 45 dni; 
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur (KSeF gwarantuje 10-letni okres archiwizacji dokumentów) 
• eliminacja przypadków zgubienia czy zniszczenia faktury 
• uproszczenia dotyczące daty pewnej otrzymania faktury korygującej.

Jaki jest status prac nad KSeF po stronie rządowej?

System miał ruszyć w postaci obligatoryjnej dla praktycznie wszystkich przedsiębiorców od 1 lipca 2024 r.

Wielu podatników, w szczególności tych, którzy rozpoczęli prace nad wdrożeniem systemu,. czuło się zawiedzionych, gdy Ministerstwo Finansów w komunikacie z 19 stycznia 2024 poinformowało, że odracza obowiązkowe korzystanie z KSeF.

Ministerstwo Finansów w ramach porządków przeprowadzonych po zwycięskich wyborach ogłosiło, że zdiagnozowało błędy systemu KSeF, które mogą grozić jego destabilizacją. 

Rozpisano przetarg na zewnętrzny audyt systemu. Dokumenty dotyczące przetargu na badanie KSeF sformułowane były w ten sposób, że audyt dotyczy przede wszystkim: zbadania dokumentacji technicznej systemu KSeF oraz wydajności KSeF – jego stabliności oraz cyberbezpieczeństwa.

Efekty audytu pojawiły się w II kwartale 2024 r.  Wykryto poważne błędy techniczne, grożące paraliżem gospodarki w sytuacji, gdyby KSeF miał być stosowany powszechnie w obecnej postaci.  Konieczność naprawienia błędów rzutuje na wyznaczenie dość odległego terminu wdrożenia obligatoryjnego KSeF. Oznacza to też, że w pewnej mierze od strony technicznej KSeF będzie powstawał „od nowa”.

Kiedy KSeF w postaci obligatoryjnej wejdzie w życie?

Minister Finansów ogłosił, że KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r. Pierwotnie MF w ogóle nie zapowiadał różnicowania systemu w zależności od wielkości podmiotu, a nawet był temu rozwiązaniu wyraźnie przeciwny.  Tym bardziej dziwi zapowiadana, dwumiesięczna różnica we wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF. Jeśli faktycznie termin wdrożenia KSeF będzie zróżnicowany, po stronie dużych przedsiębiorców pojawi się konieczność wdrożenia odmiennej procedury fakturowania i przesyłania/ odbierania faktur w zależności od wielkości kontrahenta.

MF zapowiada też, że zmiany w zewnętrznym interfejsie (tj. widocznym dla użytkownika) będą prawdopodobnie niewielkie.

Ministerstwo Finansów ujawniło też ustalenia z konsultacji w sprawie „nowej odsłony” KSeF i wskazało obszary, w których bardzo możliwe, że zajdą zmiany w stosunku do pierwotnie planowanej postaci KSeF:

• Wystawianie faktur offline i wprowadzanie ich do KSeF w dniu kolejnym

W związku z obawami, że w początkowym okresie po wdrożeniu obowiązkowego KSeF, faktury wysłane do systemu i odrzucone w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego skomplikują rozliczenia, wywołają korekty, wprowadzona będzie opcja wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF z kodem QR i wprowadzania ich do KSeF następnego dnia roboczego. Oznacza to zatem, że tryb offline będzie przewidziany nie tylko na czas awarii – będzie on mógł być stosowany regularnie do fakturowania (faktura będzie w postaci schemy), o ile kolejnego dnia roboczego faktura z offline przejdzie faktycznie przez KSeF.

• Faktury konsumenckie w KSeF

Dopuszczona będzie możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF (opcjonalnie) wraz z dostępem konsumenta do KSeF przez wydanie faktury z kodem QR.

• „Samoidentyfikacja” nabywcy

Jest to odpowiedź na jeden z naczelnych, zgłaszanych w trakcie konsultacji problemów, tj. sprzedawca nie wie, czy podmiot, który nie ma NIP (np. podmiot zwolniony z VAT) nabywa towary  usługi jako szeroko pojęty podatnik i jego faktura musi być wystawiona przez KSeF czy też nie.

Na nabywców będzie nałożony obowiązek samoidentyfikacji. Podatnicy zwolnieni z VAT będą zobowiązani podawać na fakturach numer VAT (gdy są zarejestrowani dla potrzeb VAT) lub NIP (pozostali), jeśli dokonują zakupów na potrzeby działalności gospodarczej. Podatnicy rozliczający PIT na zasadach ogólnych lub PIT liniowym będą - dla celów rozliczeń w podatku dochodowym - mieli wymóg posiadania faktury w KSeF (zasada: bez faktury wystawionej w KSeF – brak prawa do uznania kosztu za KUP w podatku dochodowym).

• Przelewy bankowe

Pozostanie wymóg podania nr KSeF faktury przy przelewie bankowym, natomiast nie będzie wymogu dla banków tworzenia odrębnego pola na numer KSeF w poleceniach przelewu/zapłaty.

• Zgłoszenie celne

Format zgłoszenia celnego ma być zmieniony tak, aby załączyć schemę, w tym e trybie offline. Służby celne otrzymają dostęp do KSeF.

Minister Finansów stwierdził, że przy okazji prac nad KSeF będą podejmowane działania, aby polski system e-faktur był jak najbardziej zgodny z unijnym system proponowanym w ramach pakietu VIDA. Proponowane w ramach VIDA zmiany obejmują m.in. nową elektroniczna sprawozdawczość fakturową i nową schemę do wystawiania faktur w transakcjach transgranicznych.

Obecnie MF zapowiada zmiany w ustawie o VAT pod kątem dostosowania prac nad KSeF do nowej rzeczywistości.

Nasze obserwacje KSeF prowadzą do wniosku, że zasadniczym problemem tego systemu od początku było to że nie było w nim wystarczającej ilości użytkowników, aby system rzeczywiście testować. W 2023 r. w skali miesiąca w KSeFie wystawianych było ok. 40 tys. faktur, a docelowo po wprowadzeniu wersji obligatoryjnej w skali dnia szacuje się, że do KSeF będzie trafiało 50 mln-100 mln faktur. Przy niewielkich wolumenach dokumentów nie można więc oszacować zachowania systemu w fazie pełnego wdrożenia. Ponadto system został zaprojektowany w taki sposób, aby KSeF nie pociągał za sobą dużych kosztów dla najmniejszych podatników. W KSeF zaprojektowano rozwiązanie, które powoduje, że faktury przesyłane z użyciem narzędzi MF dedykowanych dla małych podatników  są przetwarzane szybciej, mają priorytet przed fakturami przesyłanymi przez interfejs (jako np. paczka faktur). To też nie jest plus dla stabilności systemu.  Na pewno zabrakło szerokiej akcji informującej i zachęcającej do korzystania z systemu. Nie było tez prawdziwego wsparcia dla podmiotów, które podejmowały wysiłki, aby system wdrożyć w postaci dobrowolnej. Nie zorganizowano np. Infolinii, na której można byłoby uzyskać informacje dotyczące  KSeF i zasad jego działania.