WIS

Czym jest Wiążąca Informacja Stawkowa (WIS)?

WIS jest decyzją administracyjną wydawaną najczęściej w związku z określeniem stawki VAT albo stosowaniem zwolnienia z VAT przy sprzedaży danego towaru lub usługi.

Ponieważ podatnicy stawkę stosują też przy imporcie towarów, WNT czy imporcie usług, w przypadku tych zdarzeń również możliwe jest ubieganie się o wydanie WIS.

Decyzję tę wydaje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

W decyzji znajdziemy następujące obligatoryjne jej części:

opis towaru / ew. usługi dla których WIS jest wydawana;
klasyfikację danego towaru albo usługi według takiej klasyfikacji, która ma znaczenie dla określenia stawki VAT, tj. najczęściej jest to klasyfikacja wg Nomenklatury Scalonej (CN) albo PKOB albo PKWiU;
stawkę podatku właściwą dla towaru albo usługi/ informację o zwolnieniu z VAT.

WIS dotyczyć może także innych obszarów VAT, nie tylko stosowania stawek VAT lub zwolnień z VAT. Wszędzie tam, gdzie właściwe zaklasyfikowanie ma wpływ na obowiązki VAT można ubiegać się o WIS. Przykładem takiej sytuacji są poszczególne typy usług wymienione w przepisach o miejscu świadczenia usług. Np. to, czy mamy do czynienia z usługą elektroniczną w obrocie międzynarodowym wpływa na kraj, w którym może być opodatkowana taka usługa. Ustawa o VAT dla takich usług nie wskazuje żadnego kodu klasyfikacyjnego, ale samo uznanie za taką usługę jest z punktu widzenia VAT doniosłe. WISy pomagają więc również w takich sytuacjach określić typ usługi. Trzeba jednak przyznać, że miażdżąca większość wydawanych decyzji WIS dotyczy stosowanych stawek VAT i zwolnień.

Ważne, aby pamiętać, że WIS nie jest decyzją, która pomoże nam dokonać szczegółowej klasyfikacji danego towaru np. w Nomenklaturze Scalonej. Nomenklatura ta określa wielocyfrowe kody, pod którymi klasyfikowane są poszczególne towary i jest używana np. dla celów raportowania Intrastat czy dla celów importu i eksportu towarów poza UE. Decyzja WIS określi kod CN dla towaru tylko w takim stopniu, w jakim jest to niezbędne dla ustalenia właściwej stawki VAT. Jeśli ustawa o VAT stanowi, że np. wszystkie produkty mleczarskie z działu 04 Nomenklatury Scalonej są opodatkowane 5% stawką VAT, to z WIS wydanej dla produktu mleczarskiego dowiemy się tylko, że produkt należy do bardzo szerokiego działu 04 Nomenklatury Scalonej, ale nie poznamy szczegółowego 8- czy 10-cyfrowego kodu Nomenklatury Scalonej dla tego towaru. Jeśli taki kod jest nam potrzebny, np. z uwagi na to, że towar będziemy eksportować, musimy sięgnąć po inny instrument – wiążącą informację taryfową (WIT).

WIS-y pojawiły się w ustawie o VAT od 1 listopada 2019 r. Konstruując WIS ustawodawca w znaczącej mierze wzorował się na innych, znanych wówczas i stosowanych z powodzeniem „wiążących informacjach”, tj. na stosowanych do celów celnych: wiążącej informacji taryfowej (WIT) i wiążącej informacji o pochodzeniu (WIP).

Jakie były bolączki dotychczasowego systemu?

We wcześniejszym stanie prawnym podatnik, który miał wątpliwości odnośnie zaklasyfikowania swojego towaru czy usługi oraz ustalenia stawki VAT praktycznie nie miał instrumentu, który pozwoliłby na osiągnięcie „wiążącego” organy podatkowe skutku co do przyjętej klasyfikacji. Typowa droga, jaką przechodził podatnik próbujący ustalić poprawną stawkę VAT dla swojego towaru obejmowała samodzielną klasyfikację towaru w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług. Ta klasyfikacja nie dostarczała jednak sama w sobie zbyt szczegółowych uwag, wyjaśnień, przykładów odnośnie tego, co mieści się pod poszczególnymi kodami klasyfikacji. W przypadku, gdy podmiot miał problem z zastosowaniem PKWiU, mógł skorzystać z pomocy oferowanej przez Urząd Statystyczny w Łodzi, który wydawał opinie dotyczące prawidłowego kodu, pod którym winien być klasyfikowany dany towar czy usługa. Urząd Statystyczny w Łodzi odpowiadał na bardzo wiele wniosków w sprawie takiej klasyfikacji i nadawał towarom i usługom kody. Szkopuł tkwił jednak w tym, że opinia organu statystycznego nie była wiążąca np. dla organów podatkowych. Opinia była jedynie stanowiskiem co do klasyfikacji zajętym przez organ statystyczny. Opinia ta nie podlegała zaskarżeniu ani też nie zawierała szerszego uzasadnienia, omówienia np. dlaczego ten konkretny towar klasyfikowany jest w ramach tego, a nie w innego kodu PKWiU. Osłabiało to znacznie pozycję podatnika w ew. dyskusjach do prawidłowości przyjętej klasyfikacji. Rzutowało też na pozycję opinii w toku np. kontroli podatkowej. Organy podatkowe niejednokrotnie podkreślały w trakcie takich kontroli, że opinia organu statystycznego jest jednym z dowodów, który podatnik może przedstawić na okoliczność poprawności stosowanej klasyfikacji, ale nie ma ona mocy rozstrzygającej. Organ podatkowy mógł np. wystąpić do urzędu statystycznego po kontropinię, mógł powołać własnego eksperta, który zbada towar i orzeknie o prawidłowej jego klasyfikacji, mógł wreszcie samodzielnie zająć stanowisko, że dane podejście klasyfikacyjne nie jest właściwe i działo się tak, , gdy zauważył, że podmioty sprzedające towary zbliżone stosują podejście odmienne. Tak więc opinia organu statystycznego nie dawała podatnikowi pewności co do poprawności stosowanego podejścia. Wprawdzie bardzo wielu podatników z pozyskaną opinią statystyczną występowało do organu podatkowego z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, która miała potwierdzić, jaką stawkę VAT stosujemy przy sprzedaży danego towaru. Takie interpretacje bardzo często przybierały jednak formę odczytania jaka stawka wynika np. dla danego kodu PWKiU z ustawy o VAT. Organ wydający interpretację nie pochylał się w ogóle nad towarem, a jedynie przyjmował jako fakt podawany przez podatnika we wniosku kod i wskazywał dla tego kodu właściwą stawkę VAT. Sama interpretacja bardzo często też podkreślała dodatkowo, że organ wydający interpretację nie zajmuje się ponowną klasyfikacją samego towaru, nie ma bowiem kompetencji aby to robić, bo nie interpretuje norm służących statystyce. W efekcie interpretacja taka dawała jakąkolwiek ochronę pod warunkiem, że w trakcie np. kontroli podatkowej opinia statystyczna nie zostanie podważona.

Podważanie opinii statystycznych się jednak organom podatkowym zdarzało. Skutkiem tego stanu rzeczy była całościowa niestabilność systemu określającego dla których towarów i usług można bezpiecznie zastosować stawki VAT obniżone czy zwolnienia z podatku. Podatnicy byli pozbawieni instrumentu, który pozwoliłby im zabezpieczyć własne stanowisko w obszarze stosowanej stawki VAT.

Taka sytuacja od wielu lat domagała się zmiany i zmiana ta wreszcie nastąpiła poprzez wprowadzenie WIS i tzw. nowej matrycy stawek VAT w 2019-2020 r.

Ponadto, fakt, że WIS wydawana jest w formie decyzji oznacza, że możliwe jest zaskarżenie tej decyzji (możliwe jest odwołanie się od niej, a potem skierowanie sprawy do sądu administracyjnego). Jest to bardzo istotna, jakościowa zmiana związana z wprowadzeniem WIS.

Kto może wystąpić o WIS?

O wydanie WIS dla danego towaru nie może wystąpić każdy, choć grono uprawnionych jest szerokie.

WIS jest wydawana na wniosek:

podatnika posiadającego numer identyfikacji podatkowej, w szczególności NIP, ale numerem identyfikacji jest też Pesel;
podmiotu, który np. jeszcze nie posiada NIP, ale dokonuje albo będzie w przyszłości wykonywał czynności, z którymi wiąże się obowiązek stosowania prawidłowych stawek VAT (np. będzie rozpoznawał import usług, WNT czy też będzie po prostu dokonywał dostaw krajowych danego towaru);
podmiotu w sytuacjach szczególnych, np. w będącego procesie ubiegania się o zamówienie publiczne, zawiązywania umów o partnerstwie publiczno-prywatnym czy umów o koncesji na roboty budowlane.

Zmiany obowiązujące od początku 2024 r. nakładają też na wnioskodawcę obowiązek posiadania konta w e-Urzędzie Skarbowym, na którym został podany aktualny adres poczty elektronicznej lub numer telefonu. W praktyce chodzi o konto, w przypadku którego wnioskodawca wyraził zgodę na otrzymywanie korespondencji od organów podatkowych w formie elektronicznej. Wymóg posiadania takiego konta i wyrażenia takiej zgody dotyczy również sytuacji, gdy podmiot składa wniosek o wydanie WIS z udziałem pełnomocnika, który posiada takie konto. Powód wprowadzenia tego rozwiązania nie jest do końca zrozumiały. Podmiot wyznacza pełnomocnika właśnie po to, aby ten za pomocą ew. własnego konta obsłużył proces uzyskiwania WIS.

Co zawiera wniosek o wydanie WIS?

Wniosek o wydanie WIS zawiera:

nazwę, dane adresowe, identyfikacyjne wnioskodawcy;
dane ew. pełnomocnika czy innej osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie wniosku;
wskazanie, jako który z uprawnionych podmiotów składamy wniosek (w jakiej woli występuje wnioskodawca);
opis meritum – tj. co jest przedmiotem wniosku – jaki towar czy usługa; tutaj w praktyce wnioskodawca podaje w szczegółach opis towaru czy usługi; dodatkowo, wnioskodawca może wskazać, pod jakim kodem klasyfikacji jego towar czy usługa powinny być klasyfikowane, ale wyrażenie własnego zdania w sprawie kodu nie jest obligatoryjne.

Pod wnioskiem wnioskodawca składa pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań oświadczenie, w którym potwierdza, że:

w dniu złożenia wniosku nie toczy się postępowanie podatkowe, kontrola podatkowa ani kontrola celno-skarbowa która by dotyczyła towaru czy usługi będącej przedmiotem takiej kontroli oraz
sprawa klasyfikacji danego towaru / usługi i stawki VAT nie została rozstrzygnięta w już wydanej decyzji lub postanowieniu organu podatkowego.

Treść składanego oświadczenia wskazuje na to, że o wydanie WIS dla danego towaru nie można ubiegać się w sytuacji, gdy np. trwa kontrola podatkowa, która właśnie weryfikuje poprawność stosowania stawek VAT dla towarów w firmie.

Ponadto, nie jest możliwe uzyskanie WIS dla towaru, który np. już raz był przedmiotem WIS czy też w innej decyzji już rozstrzygnięto o klasyfikacji danego towaru. Oznacza to, że jeśli np. w firmie była kontrola podatkowa, w wyniku której wydano decyzję, w której orzeknięto, że stawka VAT dla danego towaru czy usługi w danym okresie powinna wynosić x%”, to nie możemy później ubiegać się o WIS dla tego towaru i zastosować jej za tamten okres.

Przedmiotem wniosku o wydanie WIS mogą być nie tylko pojedyncze towary czy usługi. Mogą nim być też towary lub usługi, które w ocenie wnioskodawcy razem składają się na jedną czynność podlegającą opodatkowaniu. Otwiera to drogę do uzyskania WIS dla przypadków tzw. dostaw złożonych, gdzie w ramach danej transakcji sprzedajemy kompleks towarów lub/i usług, które dla odbiorcy tworzą jedną całość i z zasady powinny być opodatkowane jedną stawką VAT. W przypadku zagadnienia dostaw złożonych praktyka pokazuje, że sporo wniosków o wydanie WIS jest jednak przez organy odrzucanych, z uwagi na to, że zdaniem organu dana dostawa np. kilku towarów nie tworzy dostawy złożonej.

Do wniosku o wydanie WIS warto dodać dokumenty, dane pogłębiające wiedzę organu wydającego WIS o danym towarze czy usłudze. Dodanie takich dokumentów jest prawem wnioskodawcy, istotnie odróżniającym procedurę uzyskiwania WIS od np. wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Wszystko, co może pomóc organowi w określeniu właściwej klasyfikacji, np. fotografie, plany, schematy, katalogi, atesty, instrukcje, informacje od producenta mogą być tutaj pomocne. Informacje te jednak powinny być przetłumaczone na język polski, choćby w tłumaczeniu tzw. roboczym.

Z resztą nawet jeśli wnioskodawca samodzielnie żadnych dodatkowych załączników do wniosku nie przygotuje, nie jest wykluczone, że nie zostanie o to poproszony przez organ. Na wezwanie wnioskodawca jest obowiązany do dostarczenia w dość krótkim, 7-dniowym terminie dokumentów czy informacji, które zgodnie z oceną organu są konieczne do klasyfikacji. Wezwanie może dotyczyć przesłania opakowania, zdjęcia towaru a nawet próbki – co dotyczy w szczególności rozmaitych nowości rynkowych czy wręcz nowych kategorii produktowych. W razie braku dostarczenia żądanych danych, wniosek pozostawiany jest bez rozpatrzenia, o czym wnioskodawca jest informowany. W praktyce w takich przypadkach często wniosek o wydanie WIS trzeba po prostu złożyć od nowa – pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia nie wpływa na możliwość ponownego wnoszenia o wydanie WIS.

Kogo wiąże decyzja WIS?

Wydana decyzja WIS wiąże organy podatkowe wobec podmiotów dla których została wydana w okresie, w jakim decyzja WIS pozostaje ważna. Zasadniczo decyzja ta jest ważna przez 5 lat od dnia następującego po dniu doręczenia wnioskodawcy decyzji. Fakt związania organu tą decyzją oznacza, że organ w razie np. kontroli podatkowej w odniesieniu do sposobu opodatkowania VAT danego towaru czy usługi nie może orzec inaczej, niż to wynika z WIS. Podatnik korzysta zatem z ochrony. Najbardziej kluczowa jest ona tam, gdzie WIS potwierdza podejście korzystne (np. stosowanie stawki VAT obniżonej) czy też np. stale, historycznie stosowane przez podatnika. Tam, gdzie wydana WIS potwierdza np. konieczność stosowania wyższej stawki VAT, WIS oznacza związanie podatnika tym niekorzystnym stanowiskiem.

Bardzo często dostajemy w takiej sytuacji pytanie o to, co stanie się, gdy mimo wszystko do takiej niekorzystnej decyzji WIS podatnik się nie zastosuje. Może to być spowodowane tym, że znacząca większość konkurencji na rynku sprzedaje ten sam czy zbliżony produkt z niższymi stawkami i podniesienie stawki wyeliminuje podatnika z niekorzystnym WIS z rynku. O ile w stanie przed 1 lipca 2023 r. śmiało można było twierdzić, że podatnik do WIS nie musi się stosować i w żadnym stopniu nie jest związany stanowiskiem wyrażonym przez Dyrektora KIS, o tyle po 1 lipca 2023 r. ten argument znikł. W stanie prawnym przed 1 lipca 2023 r. podatnik mógł twierdzić, że nie zastosuje się do decyzji dla niego niekorzystnej i zbierze argumentację w postaci tzw. defence file, która w razie kontroli pomoże mu bronić zastosowane, odmienne od WIS podejście.

Po 1 lipca 2023 r. w takiej sytuacji niestosowanie się do decyzji oznacza, że podatnik nie stosuje się do nakazu wynikającego z indywidualnie skierowanej do niego decyzji i niezastosowanie się do decyzji, obok niekorzystnych konsekwencji w VAT, może zostać dotkliwiej ocenione na gruncie przepisów karnoskarbowych.

Wnioskodawca może się naturalnie od niekorzystnego WIS odwołać, ale póki nie zostanie ona zmieniona czy uchylona – zachowuje moc wiążącą wnioskodawcę.

Zatem po 1 lipca 2023 r. wydana decyzja WIS wiąże podmiot, na którego wniosek była wydana. Nie wiąże ona jednak jego kontrahentów, choćby odsprzedawali oni w łańcuchu dystrybucji dokładnie ten sam towar czy usługę.

Decyzja WIS wiąże w odniesieniu do konkretnego towaru albo usługi, które były przedmiotem wniosku. Wniosek o wydanie WIS dotyczy każdorazowo szczegółowo opisanego towaru czy usługi. Dla towarów musimy wskazać szczegółowy np. skład, wzór opakowania, parametry, specyfikację. WIS nie jest wydawany dla towarów o niedopracowanej specyfikacji, towarów które dopiero hipotetycznie mogą pojawić się na rynku, ale na razie nie da się ustalić w 100% składu. Stąd WIS dotyczy np. konkretnego ciastka o smaku karmelowym, o danej gramaturze, sposobie produkcji, składzie, specyfikacji. Ciastko o innym smaku, składzie i sposobie produkcji już nie będzie objęte WIS, choćby wychodziło z tej samej linii produkcyjnej i jedynie drobiazgami różniło się od składu ciastka karmelowego. W przypadku kolejnych wariantów produktowych najczęściej prawdą jest zatem stwierdzenie, że trzeba ubiegać o nowy WIS. Tym niemniej, sytuacji jest tutaj bardziej zniuansowana. Bowiem w zależności od tego, o jakim produkcie mówimy i jakie determinanty wpływają na jego klasyfikację, w niektórych przypadkach można ocenić, że nowy WIS nie jest realnie potrzebny. Wracają do przykładu z ciastkiem, działoby się tak, gdyby zmieniła się gramatura ciastka. Akurat w przypadku ciastek nie jest na kluczowa dla oceny kodu CN.

Co się dzieje w razie zmiany albo uchylenia WIS?

Związanie decyzją pozostaje w mocy w okresie obowiązywania WIS (standardowo 5-letniego). Ten standardowy 5-letni okres ważności może jednak zostać skrócony. Przepisy przewidują szczególne sytuacje, gdy WIS można zmienić albo uchylić (np. w związku z błędem organu). Jeśli organ wyda taką decyzję o zmianie lub o uchyleniu WIS, to ważność WIS trwa do dnia następującego po dniu doręczenia decyzji o zmianie WIS albo decyzji o uchyleniu WIS. Z kolei może też wystąpić taka sytuacja, że zmienią się przepisy prawa podatkowego i np. cała podstawa prawna, na bazie której WIS został wydany, przestanie istnieć – np. zostanie prowadzona zmiana stawki VAT na dany towar. Wówczas WIS wygasa w dniu wejścia w życie tej zmiany prawa.

Przypadki, w których WIS-y zostały zmienione albo uchylone wcale nie należą do rzadkości. W sytuacji otrzymania przez podmiot zmiany albo uchylenia decyzji WIS powstaje zawsze pytanie o to, jakie są skutki takiej zmiany. Z jakiej ochrony korzysta podmiot, który otrzymał taką zmianę.

Przepisy ustawy o VAT odnoszą się w tym zakresie do zasad, które wypracowano na potrzeby interpretacji indywidualnych. Interpretacje indywidualne też mogą być zmieniane czy uchylane i przez lata funkcjonowania tych interpretacji w obrocie wypracowano zasady regulujące sposób ochrony podatnika w sytuacji takiej zmiany.

Przepisy o ochronie dotyczą przede wszystkim sytuacji, w której podatnik stosował się do treści wydanej dla niego WIS. Jeśli postępował zgodnie z WIS, czyli działał w zaufaniu do interpretacji (decyzji) przedstawionej przez organ, to późniejsza zmiana tej decyzji nie może wnioskodawcy szkodzić – w tym znaczeniu, że w okresie do dokonania zmiany WIS organ nie może wstecznie wymagać od podatnika aby stosował podejście, które wynika ze zmiany. Powody zmian WISów mogą być różne – organ mógł pomylić się wydając WIS, mógł zmienić swoje stanowisko w zakresie postrzegania niektórych produktów i prawidłowości ich klasyfikacji, mogły napłynąć nowe wytyczne z organów celnych czy skarbowych dotyczące sposobu interpretowania norm klasyfikacyjnych. Nierzadko bywa tak, że zmiana WIS dla podatnika stanowi jakiegoś rodzaju pogorszenie jego sytuacji, np. przed zmianą stosował niższą stawkę VAT czy zwolnienie z VAT. Jeśli jednak podatnik przez cały czas stosował WIS w dobrej wierze, to nie może ponosić odpowiedzialności i to zarówno za niedobór podatku, odsetki od zaległości czy sankcje, które mogą wyniknąć z nowego stanowiska organu, które wskazane będzie w zmianie WIS czy które spowoduje uchylenie dotychczasowego WIS. Największe emocje po stronie podatników dotyczą m.in. zmiany WIS, które skutkuje tym, że podatnik na podstawie zmienionego WIS stosował np. zwolnienie z VAT albo obniżoną stawkę VAT, a uchylenie czy zmiana WIS są związane z tym, że właściwe było stanowisko inne, o stosowaniu np. stawki podstawowej VAT.

W takiej sytuacji otrzymanie zmiany dotychczasowego stanowiska nie działa wstecz, nie powoduje, że podatnik winien był od początku stosować podstawową stawkę VAT – zatem nie koryguje on faktur czy deklaracji i nie podwyższa stawki VAT. To właśnie w ten sposób objawia się ochrona wynikająca z WIS dla podmiotu, który wystąpił o taką decyzję. Czasem pojawiają się na rynku sytuacje, m.in. w przypadku produktów nowatorskich, albo nowych wariantów istniejących produktów, gdzie podejście organów do sposobu klasyfikowania produktu dopiero się kształtuje, organy dopiero „uczą się” nowego wyrobu, rozpoznają kluczowe wyróżniki wyrobu w stosunku do innych, podobnych na rynku.

Producenci wyrobów samodzielnie muszą określić, czym jest dany wyrób z perspektywy np. ustawy o VAT, aby poprawnie określić np. stawkę VAT stosowaną przy sprzedaży. Nie zawsze klasyfikacja wyrobu jest prosta. Czasami przysparza problemów. Czasami podmioty wytwarzające zbliżone, konkurujące ze sobą towary klasyfikują te towary do celów VAT w odmienny sposób co rzutuje na stosowanie odmiennego sposobu opodatkowania VAT. Nasze obserwacje wskazują, że podmioty, które dążą do eliminacji ryzyka podatkowego składają w razie wątpliwości wniosek o wydanie WIS, aby zapoznać się z podejściem organu w sprawie klasyfikacji wyrobu. Jest to świadoma decyzja, która bierze pod uwagę to, że organ może potwierdzić stanowisko skutkujące mniej korzystnym podejściem od tego, stosowanego przez konkurentów. Po otrzymaniu WIS i organ i podatnik są tą decyzją związani. Bywają sytuacje, w których otrzymanie takiego niekorzystnego stanowiska przez podatnika stawia go w mniej korzystnym położeniu względem rynku. Bywają też sytuacje, w których podatnik otrzymuje w WIS podejście korzystniejsze niż stosowane przez konkurentów. Decyzja WIS do momentu ew. zmiany daje podatnikowi ochronę przed zweryfikowaniem podejścia przez ograny skarbowe. Podatnik, który wystąpił o WIS ma też pewność daty, do której obowiązuje go dane stanowisko. Nawet jeśli otrzyma jego zmianę, wie, od kiedy ma stosować zmianę i całościowo jego sytuacja podlega ochronie, o ile tylko podmiot do stanowiska organu się w całości stosuje. W praktyce takiego rodzaju ochrony nie ma podmiot, który o WIS nie wystąpi. Jeśli dokona niepoprawnej klasyfikacji swojego towaru, skutkującej np. zaniżeniem VAT, może odpowiadać za zaniżenie VAT. Nawet jeśli podmiot niechroniony WIS w pewnym punkcie czasowym postanowi zmienić swoje podejście, to punkt ten jest zazwyczaj jest arbitralny i sam fakt dokonania takiej zmiany wskazuje na problem istniejący w przeszłości.

Ważne jest też, aby zrozumieć do którego punktu w czasie rozciąga się ochrona wynikająca ze zmienionego WIS. Tym również rządzą zasady wypracowane w związku z interpretacjami indywidualnymi. Ma tu przede wszystkim znaczenie dzień, w którym doręczono nam zamianę WIS, jak i system rozliczenia stosowany do celów VAT, tj. kwartalny lub miesięczny okres rozliczeniowy.

„Stare” podejście stosujemy do końca miesiąca (kwartału) następującego po miesiącu (kwartale), w którym doręczono zmienioną WIS lub uchylono WIS.

Kiedy WIS wygasa?

O ile „zmiana” czy „uchylenie” WIS dotyczą najczęściej takich sytuacji, że organ zmienia WIS, bo popełnił błąd, uzyskał dodatkową wiedzę o klasyfikowaniu wyrobu czy usługi i jego pierwotne stanowisko się zdezaktualizowało, to innymi przypadkami są przypadki wygaśnięcia WIS.

WIS wygasa najczęściej wówczas, gdy zmieniły się przepisy dotyczące wyznaczenia stawki VAT właściwej dla danego towaru czy usługi. W dniu, w którym wchodzi w życie taka zmiana przepisów, WIS oparty na starej podstawie prawnej wygasa i jest to czynność automatyczna, organ nie wszczyna tu procedury, w efekcie której wydaje dokument potwierdzający wygaśnięcie WIS. WIS nie może przyznawać bowiem podatnikowi uprawnienia i ochrony w zakresie korzystania ze stawki np. 5% VAT przy sprzedaży danego towaru, gdy w wyniku nowelizacji ustawy o VAT taka stawka przestała istnieć albo towar dotychczas nią objęty przestaje nią być objęty.

Zmiany w podstawie prawnej, na której bazuje WIS to zazwyczaj zmiany albo:

w klasyfikacjach – np. gdyby w CN znikł cały dział albo znikła pozycja pod którą sklasyfikowany jest w WIS dany towar albo
w ustawie o VAT czy w przepisach wykonawczych – np. zmiana w zakresie stawki VAT dla towaru.

Bardzo ważną różnicą pomiędzy zmianą / uchyleniem WIS a jej wygaśnięciem jest to, że przy wygaśnięciu WIS nie mamy całego kompleksu ochrony typowej dla zmienianych/ uchylanych WISów. Nie mamy tutaj stosowania zasady, że podatnik, który przez cały czas stosował WIS w dobrej wierze, nie może odpowiadać za niedobór podatku, odsetki od zaległości czy sankcje, które mogą wyniknąć z wygaśnięcia WIS. Nie mamy zasady, że dalsze stosowanie WIS rozciąga się na kolejny okres rozliczeniowy. Przy wygaśnięciu WIS ze stanowiska zawartego w WIS korzystamy do momentu wejścia w życie zmian w prawie. Po ich wejściu w życie stosowanie WIS raptownie się urywa. Przykładem tu jest wprowadzenie np. Tarczy antyinflacyjnej od 1 lutego 2022 r. – obniżono wówczas do 0% stawki VAT na szereg artykułów żywnościowych. Przed wprowadzeniem tej zmiany szereg producentów tych artykułów uzyskało WISy, w których potwierdzono, że dla danego wyrobu stosujemy zgodnie z ustawą o VAT stawkę 5% VAT. Zmiany w zakresie stawki 0% anonsowane były już w styczniu 2022 r. i podmioty, które miały WISy potwierdzające stosowanie dla wyrobu stawki 5% VAT wiedziały już, że w momencie, gdy zmiana wejdzie w życie 1 lutego 2022 r. ich WISy wygasną.

Różnica pomiędzy „wygaśnięciem” a „zmianą” czy „uchyleniem” związana z tym, że „wygaśnięcie” następuje w sposób automatyczny wymaga też oczywiście od podatników bacznego śledzenia zmian w przepisach. Zmiana w przepisach pociąga za sobą wygaśnięcie WIS i organ nie poinformuje nas o tym wygaśnięciu żadnym dodatkowym pismem.

Zupełnie inaczej jest w przypadku „zmian” czy „uchyleń” WISów. Tu przepisy ustawy jasno wskazują, że w pewnych sytuacjach organ wydający WIS jest zobligowany do wszczęcia procedury, która ma na celu zmianę czy uchylenie WIS. Uruchomienie procedury oznacza, że podmiot, który uzyskał taki WIS zostanie poinformowany o tym, że taka procedura się rozpoczęła i będzie brał w niej udział. Procedurę zmieniającą lub uchylającą stosuje się wówczas, gdy zasadne jest przypuszczenie, że funkcjonujący w obrocie WIS może być nieprawidłowy, a w szczególności w przypadku zmian w przepisach klasyfikacyjnych. Głównie chodzi tu o zmiany w Nomenklaturze Scalonej (CN). W praktyce duże znaczenie dla sposobu klasyfikowania towarów w CN ma zarówno Komisja Europejska, jak i TS UE i jego wyroki oraz organy funkcjonujące na podstawie umowy międzynarodowej tworzącej wspólną nomenklaturę celną niezbędną w handlu międzynarodowym. Z jednej strony jest pocieszające, że podatnik, który uzyskał WIS nie musi śledzić wszystkich zmian w obszarze klasyfikacyjnym. Tu bowiem byłaby konieczna wiedza o bieżących rozstrzygnięciach z obszaru celnego wydawanych przez TS UE. To organy muszą śledzić te zmiany i reagować poprzez ew. wszczęcie procedury zmiany WIS u danego podatnika. Z drugiej jednak strony dość powszechnym mankamentem procedury związanej ze zmianą i uchylaniem WIS jest to, że inicjatywa w postaci rozpoczęcia procedury zmiany WIS przysługuje wyłącznie organowi. Podatnik, który otrzymał WIS nie może zażądać rozpoczęcia takiej procedury. Np. w sytuacji, gdyby podatnik powziął wiedzę o zmianie klasyfikacyjnej wynikającej z najnowszego wyroku TS UE i wypływającej na wydany dla niego WIS, formalnie nie ma on ścieżki, aby zmusić organ do rozpoczęcia procedury zmiany WIS. Podobnie gdyby podatnik zauważył jakikolwiek większy czy mniejszy błąd w otrzymanej decyzji WIS – nie ma on samodzielnie uprawnienia do wniesienia o zmianę tego WIS w rozumieniu procedury, która ustanowiona została specjalnie w celu zmian WISów. Jednak nie wyklucza to wszczęcia procedury na bazie przepisów ogólnych Ordynacji podatkowej (np. nie jest wykluczone wniesienie o np. sprostowanie błędu, omyłki).

Czy WISy chronią interesy podmiotów trzecich?

WISy od początku zostały pomyślane jako instrument, który powinien mieć zastosowanie szersze niż tylko u danego wnioskodawcy. Miały być instrumentem bardziej uniwersalnego zastosowania, w porównaniu do poprzedniego systemu opinii statystycznych.

Dlatego też w ustawie znajdują się przepisy, które przewidują ochronę przed zaległościami podatkowymi, podatkiem i sankcjami w sytuacji zastosowania się przez inny podmiot do WIS, który dotyczy zbieżnego towaru czy usługi.

Ochrona wynikająca z WIS dotyczy zatem również podmiotu niebędącego wnioskodawcą. Jest to ochrona dokładnie taka sama, jaka dotyczy wnioskodawcy (tj. ochrona przed zaległościami podatkowymi, odsetkami, sankcjami) – o ile podmiot do WIS się zastosował.

W praktyce dla skuteczności tej ochrony znaczenie ma tu przede wszystkim:

czy podmiot trzeci zrealizował czynności opodatkowane VAT w okresie, gdy dany WIS „obowiązuje”. Podmiot trzeci, który chce się powołać na ochronę wynikającą z cudzego WIS musi być w stanie wykazać, że w momencie, gdy wykonywał np. sprzedaż towaru była publicznie dostępna informacja o obowiązującym w tym dniu WIS. Zgodnie z przepisami podmiot trzeci korzysta z ochrony od dnia następującego po dniu zamieszczenia WIS w bazie internetowej na stronie Ministerstwa Finansów. Dzień końcowy tej ochrony zależny jest od tego, czy wydany WIS zostanie zmieniony lub uchylony (wówczas znaczenie ma dzień zamieszczenia w bazie informacji o takiej zmianie lub uchyleniu) czy ten WIS wygaśnie (wówczas stosowany jest do dnia poprzedzającego wygaśnięcie. Istnieje jeszcze trzeci tryb „zakończenia żywota prawnego” przez WIS i jest to po prostu upływ 5-letniego okresu, na jaki standardowo WIS jest wydawany. To podatnik korzystający z cudzego WIS musi monitorować uprawnienie do powołania się na cudzy WIS w danym momencie – musi sprawdzać czy WIS ten nie jest zmieniony, wygaszony, uchylony. Każde bowiem takie zdarzenie automatycznie przerywa ochronę dla podmiotu trzeciego.
tożsamość towaru opisanego w WIS. Korzystanie z ochrony wynikającej z cudzego WIS oznacza, że musimy wykazać, że towar czy usługa tam opisane są dokładnie takie same czy analogiczne do towarów podmiotu chcącego skorzystać z cudzego WIS. Niestety tutaj wiele podmiotów napotyka na znaczący problem. Podmioty wnoszące o wydanie WIS mają prawo do objęcia klauzulą poufności podawanych we wniosku danych odnośnie nazwy produktu, składu, procesu produkcji, wyglądu, etc. i z prawa tego powszechnie korzystają. Rezultatem tego jest upublicznienie w bazie WISów, które podmiotowi trzeciemu nie pozwalają w rzeczywistości na jakiekolwiek porównanie z jego własnym towarem. Nie można wywieść o zbieżności towaru, gdy w WIS mamy wskazane jedynie, że jest to „pączek” albo „suplement diety” albo „zabawka w kształcie pingwina”. Realnie ochronę na podstawie tego przepisu uzyskują zazwyczaj podmioty, które są bezpośrednimi odbiorcami wnioskodawców uzyskujących dany WIS. Bezpośredni kontrahent wnioskodawcy – jeśli producent, który uzyskał WIS poda mu sygnaturę WIS (albo gdy otrzymał kopię decyzji WIS), niezależnie od upublicznionego opisu towaru ma wiedzę, że dany WIS dotyczy konkretnego wyrobu i może faktycznie z ochrony korzystać. Inne podmioty zaś w przytłaczającej części sytuacji z WISów niewiele mogą się dowiedzieć i na bardzo okrojone WISy nie są w stanie się powołać. Nie mają bowiem jak wykazać, że ich towar jest tożsamy z klasyfikowanym w wydanym WIS. Nawet jeśli zaś nie jest tożsamy, to występujące różnice są nieistotne z perspektywy danej klasyfikacji.

Mamy jeszcze w przepisach przypadek bardzo szczególny, dotyczący wyrobów akcyzowych. Przepisy przewidują, że na potrzeby opodatkowania akcyzą podatnik może otrzymać WIA – wiążącą informację akcyzową. Taka informacja również wydawana jest na podstawie klasyfikacji CN. Nadany w WIA kod CN może również być stosowany do celów VAT, tj. WIA spełnia praktycznie taką samą rolę ochronną na potrzeby VAT, co WISy.

Na koniec warto dodać, że istnieje specyficzny przepis, na podstawie którego podatnikowi powołującemu się na ochronę wynikającą z WIS nie należy się żadna ochrona, jeśli towar albo usługa, której dotyczy WIS stały się przedmiotem decyzji wydanej przez organy w związku z nadużyciem prawa. Takie nadużycie występuje, gdy transakcja miała na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, które są sprzeczne z celem przepisów.

Jak wygląda sam proces ubiegania się o WIS?

Po przygotowaniu wniosku, skompletowaniu załączników, wnioskodawca przesyła wniosek do Dyrektora KIS. Obecnie cały proces wysyłki i otrzymania WIS odbywa się w procedurze elektronicznej. Wniosek składa się za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym i to na to konto wpływają pisma z KIS, czy to np. wezwania, pisma informujące czy wreszcie decyzja WIS. Forma papierowa nie jest już aktualnie stosowana. To rozwiązanie bywa krytykowane, bo nadal istnieje grupa podatników wykluczonych cyfrowo. Po stronie większych i mniejszych przedsiębiorstw nie jest też powszechne posiadanie konta w e-US, a proces uzyskiwania WIS wymaga założenia takiego konta organizacji i wyrażenia zgody na otrzymywanie korespondencji elektronicznej od organów.

Wniosek można opracować w formularzu, który dostępny jest w e-US lub też na własnym formularzu, zgodnym z formatem formularza WIS-W. Najczęściej podatnicy korzystają z interaktywnego formularza pdf. Jeśli miejsce przewidziane w formularzu WIS-W okaże się niewystarczające, istnieje możliwość dołączenia załącznika WIS-W/A. Wnioski można znaleźć na stronie internetowej KIS: formularze WIS

Dostępne są tam również formularze pomocnicze, jak np. formularz dotyczący powołania pełnomocnika do sprawy czy też odwołania pełnomocnika.

Po otrzymaniu wniosku biuro Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w Bielsku Białej rozdziela wpływające wnioski do jednej z delegatur terenowych (Toruń, Bielsko-Biała, Płock, Leszno, Piotrków Trybunalski).

Nie ma opłaty za złożenie wniosku i wydanie WIS, tym niemniej nie oznacza to, że zawsze przy uzyskiwaniu WIS obejdzie się bez kosztów.

W procesie ubiegania się o WIS organ może dojść do wniosku, że konieczne jest przeprowadzenie dodatkowych badań. Dzieje się tak przede wszystkim w takich sytuacjach, gdzie precyzyjne ustalenie klasyfikacji zależy od parametru, który jest kluczowy, np. dokładna grubość arkusza blachy, zawartość kakao w produkcie, obecność produktów mlecznych w produkcie, etc. Gdy wnioskodawca nie jest w stanie podać samodzielnie dokładnie określonych danych albo też wiarygodność informacji przedstawianych przez wnioskodawcę wymaga zweryfikowania, Dyrektor KIS zleca odpowiednie badania. Decyzję o takich badaniach podejmuje organ a wnioskodawca nie może samodzielnie zażądać przeprowadzenia takich badań. To organ wybiera również jednostkę, w której badania zostaną przeprowadzone.
Badania takie realizowane są w odpowiednich, certyfikowanych laboratoriach i instytucjach naukowych, wskazanych w ustawie. Są to zazwyczaj te same instytucje, które pomagają ustalić odpowiednią klasyfikację również do celów prawa celnego. Takie badania pociągają za sobą koszty, które zobowiązany jest pokryć wnioskodawca. Zazwyczaj na wstępie jest on proszony o pokrycie zaliczki na poczet kosztów badań.
Mogą powstać też koszty przygotowywania tłumaczeń dokumentacji na język polski (zazwyczaj organ nie oczekuje tłumaczeń przysięgłych), koszty przygotowania i przesłania próbek czy wreszcie koszty zlecenia prac przy przygotowaniu wniosku i reprezentowaniu wnioskodawcy profesjonalnemu pełnomocnikowi. Może nim być doradca podatkowy, ale nie musi.

Jeśli opis towaru czy usługi czy inne dane we wniosku budzą wątpliwości organu lub też jeśli wniosek zawiera braki formalne, które należy uzupełnić, organ przesyła wezwanie wyznaczając termin na uzupełnienie wniosku. Do terminów tych stosujemy przepisy Ordynacji podatkowej, co oznacza, że zazwyczaj brak uzupełnienia wniosku w danym terminie oznacza pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia.

Decyzja WIS wydawana jest nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu wniosku. W praktyce to bieżące obłożenie urzędników pracą oraz dotychczasowe doświadczenie w klasyfikowaniu podobnych towarów czy usług mają kluczowe znaczenie dla szybkości rozstrzygnięcia sprawy.

Do terminu 3 miesięcy nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień wynikających z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu, w tym awarii e-US.

W sprawach WIS stosuje się tez inne, ogólne przepisy Ordynacji podatkowej, regulujące tryb postępowania podatkowego. Wyłączono jednak przepisy dotyczące wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji, uchylenia lub zmiany decyzji i wygaśnięcia decyzji – gdyż przepisy o WIS przewidują tu własny kompleks rozwiązań.

Proces typowo kończy się przesłaniem wnioskodawcy decyzji WIS. Na jej odebranie wnioskodawca ma 14 dni (podobnie, jak w przypadku każdej przesyłki poleconej). Dzień doręczenia jest wart odnotowania, bo od dnia następującego po doręczeniu biegnie 5-letni okres ważności WIS. Jednak nawet, gdyby dzień ten nie został odnotowany, zawsze ważność swojego WIS można sprawdzić w bazie na stronie https://eureka.mf.gov.pl/. Każda decyzja WIS, decyzja o zmianie WIS, decyzja o uchyleniu WIS oraz decyzja o odmowie wydania WIS w postaci zanonimizowanej jest publikowana bez zwłoki w bazie Eureka. Niestety nie są publikowane w niej informacje o wygaśnięciu WIS.

Zawsze warto zapoznać się szczegółowo z zawartością decyzji – czytając ją „od deski do deski”, a w szczególności z uzasadnieniem rozstrzygnięcia.

Jeśli zaś z rozstrzygnięciem się nie zgadzamy, przysługuje nam prawo do złożenia odwołania do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w terminie 14 dni od dnia doręczenia WIS. Procedura odwoławcza może toczyć się już w dwóch formach: elektronicznie (odwołanie wnosi się przez konto e-US lub na skrzynkę ePUAP organu) albo papierowo.

Jeśli procedura odwoławcza nie przyniesie skutku oczekiwanego przez wnioskodawcę, możliwe jest zaskarżenie rozstrzygnięcia poprzez złożenie skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Skargi na WIS, jak i inne wiążące informacje (akcyzowe, taryfowe, o pochodzeniu) rozpatruje jeden sąd, tj. WSA w Opolu. Wyznaczenie jednego sądu miało na celu unifikację procedury i przyspieszenie rozpoznawania podobnych spraw. Składając skargę do sądu warto pamiętać, że sąd administracyjny kontroluje poprawność działań organów administracyjnych. Ocenia on zatem, czy wydając władcze rozstrzygnięcia dla wnioskodawców organ zachowywał się zgodnie z przepisami, zarówno tymi merytorycznymi (VAT), jak i tymi, które nakazują zachowanie odpowiedniej procedury działania (np. Ordynacja podatkowa). Sąd ten będzie więc skupiał się na tym, czy wobec faktów, informacji, danych przedstawionych przez wnioskodawcę organ zachował się właściwie wydając dane rozstrzygnięcie. Sąd ten nie będzie badał samodzielnie klasyfikacji danego np. towaru – w tym sensie, że nie będzie prosił o nowe dokumenty, dane w tej sprawie. Strony w trakcie rozpraw nie będą składały np. nowego materiału dowodowego. Orzeczenia tego sądu z są z kolei kontrolowane przez Naczelny Sąd Administracyjny i wnioskodawca ma prawo do złożenia skargi kasacyjnej do NSA od wyroku WSA.