Doradztwo przy postępowaniu podatkowym – jak wybrać najlepszego eksperta i uniknąć kosztownych błędów?

Postępowanie podatkowe to jedna z najważniejszych i jednocześnie najbardziej wymagających procedur, z jakimi może zetknąć się podatnik – zarówno osoba fizyczna, jak i przedsiębiorca. Doradztwo przy postępowaniu podatkowym może okazać się niezbędne, ponieważ nawet drobna nieścisłość w dokumentacji, błędna interpretacja przepisów czy nieprzemyślana wypowiedź w toku postępowania mogą skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, a niekiedy również odpowiedzialnością karnoskarbową. Poza tym skorzystanie z doradztwa przy postępowaniu podatkowym już na wczesnym etapie może znacząco wpłynąć na końcowy wynik sprawy.

W takich sytuacjach nieocenione jest doradztwo przy postępowaniu podatkowym, świadczone przez profesjonalnego doradcę podatkowego. Ale jak wybrać eksperta, który rzeczywiście pomoże, a nie pogłębi problem? Jakie cechy i kompetencje powinien mieć doradca, który skutecznie poprowadzi Cię przez gąszcz procedur, chroniąc Twój majątek i dobre imię? O tym w poniższym artykule.

Postępowanie podatkowe – czym jest i kiedy się zaczyna?

Postępowanie podatkowe to formalna procedura administracyjna, uregulowana w przepisach ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383, ze zm.). Jej celem jest ustalenie lub określenie wysokości zobowiązania podatkowego, prawidłowości rozliczeń podatnika bądź wydanie decyzji w przedmiocie ulg, zwrotów lub nadpłat.

Postępowanie toczy się najczęściej:

• po zakończeniu kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej, jeżeli organ poweźmie wątpliwości co do rzetelności rozliczeń podatnika,
• z urzędu, gdy organ podatkowy uzyska informacje mogące świadczyć o błędach lub nieprawidłowościach,
• na wniosek podatnika, np. w sprawie stwierdzenia nadpłaty lub wydania interpretacji indywidualnej.

Dlaczego doradztwo podatkowe na etapie postępowania jest kluczowe?

Postępowanie podatkowe to proces odbierany przez podatników jako asymetryczny – organy podatkowe dysponują szerokimi uprawnieniami, wiedzą, jest to dla nich n-te podobne postępowanie. Podatnik z reguły z postępowaniami ma do czynienia rzadko, ma obowiązek współdziałać, dostarczać dokumenty, składać wyjaśnienia i przestrzegać terminów wyznaczonych przez organy. Brak profesjonalnego wsparcia w trakcie postępowania może skutkować:

• błędnym przedstawieniem stanu faktycznego, który staje się podstawą decyzji,
• przeoczeniem terminów procesowych, które zamykają drogę do obrony praw podatnika,
• nieprawidłowym odwołaniem lub skargą do sądu administracyjnego,
• poniesieniem odpowiedzialności karnoskarbowej na skutek błędów formalnych.

Ekspert zapewniający doradztwo przy postępowaniu podatkowym pomoże nie tylko w komunikacji z organem, ale przede wszystkim w opracowaniu strategii procesowej, zabezpieczeniu interesów klienta oraz minimalizacji ryzyka podatkowego i prawnego.

Kim powinien być Twój doradca podatkowy? Cechy i kwalifikacje profesjonalisty

Wybór właściwego doradcy i zapewnienie skutecznego doradztwa przy postępowaniu podatkowym powinny być przemyślaną decyzją. Oto najważniejsze kryteria:

Uprawnienia i legalność działania

Upewnij się, że doradca:

• jest wpisany na listę doradców podatkowych prowadzoną przez Krajową Izbę Doradców Podatkowych (KIDP),
• posiada aktualną polisę OC z tytułu wykonywania zawodu,
• nie został zawieszony lub wykreślony z listy KIDP (co może się zdarzyć w wyniku naruszenia zasad etyki zawodowej).

Doświadczenie procesowe

Postępowanie podatkowe to nie tylko znajomość przepisów, ale też umiejętność analizy materiału dowodowego, składania pism procesowych i argumentacji przed organem. Zorientuj się:

• czy doradca ma doświadczenie w sprawach podobnych do Twojej,
• czy reprezentował klientów w sprawach przed organami skarbowymi lub sądami administracyjnymi (WSA, NSA),
• czy ma wykształcenie prawnicze (co może być dużym atutem w przypadku spraw spornych).

Znajomość orzecznictwa i praktyki urzędowej

W postępowaniach podatkowych kluczowe jest nie tylko literalne brzmienie przepisów, ale ich wykładnia. Dobry doradca zna:

• najnowsze orzeczenia WSA i NSA,
• interpretacje ogólne i indywidualne MF,
• praktykę organów podatkowych na poziomie lokalnym.

Jak rozpoznać, że doradca nie ma odpowiednich kompetencji?

Niestety, rynek doradztwa podatkowego nie jest wolny od nieuczciwych praktyk lub nie profesjonalnych usług. Sygnały ostrzegawcze to m.in.:

• brak wpisu w rejestrze KIDP,
• obietnice „załatwienia sprawy”, „znajomości w urzędzie”,
• odmowa przedstawienia pisemnej umowy, niejasne zasady ustalenia wynagrodzenia,
• po pewnym czasie unikanie kontaktu pisemnego i osobistego, brak dokumentacji spotkań, 
• brak polisy OC lub niechęć do jej udostępnienia,
• brak budzącej zaufanie obecności w interneie, np. strony www spółki doradczej.

Zakres usług doradczych w toku postępowania podatkowego

Dobry doradca podatkowy oferuje pełne wsparcie oraz kompleksowe doradztwo przy postępowaniu podatkowym, w tym:

• analizę stanu faktycznego i oceny ryzyk podatkowych,
• przygotowanie odpowiedzi na wezwania, wyjaśnienia, korekty deklaracji,
• udział w przesłuchaniach i czynnościach dowodowych,
• przygotowanie i złożenie odwołania od decyzji,
• wniesienie skargi do WSA lub skargi kasacyjnej do NSA,
• negocjacje z organem podatkowym (np. w zakresie ugody).

Modele rozliczeń z doradcą podatkowym – co warto wiedzieć?

W praktyce doradztwo podatkowe w postępowaniach rozliczane jest na kilka sposobów:

• stawka godzinowa,
• ryczałt za reprezentację – za prowadzenie sprawy na każdym etapie,
• abonament procesowy – dla stałych klientów,
• success fee – jako dodatkowy komponent, np. za uchylenie decyzji lub odzyskanie nadpłaty.

Jak przygotować się do spotkania z doradcą podatkowym?

Przed pierwszym spotkaniem warto przygotować:

• kopię decyzji, postanowień i wezwań,
• wcześniejsze deklaracje podatkowe i ewidencje,
• dokumentację księgową i umowy,
• historię dotychczasowej korespondencji z organem,
• opis sytuacji oraz wątpliwości podatkowych.

Doradca oceni dokumentację i zapewni skuteczne doradztwo przy postępowaniu podatkowym, pomoże ustalić priorytety, możliwe strategie obrony oraz zaproponuje plan działania.

Jakie błędy najczęściej popełniają podatnicy w postępowaniach?

• brak reakcji na wezwania organu – skutkuje milczącym uznaniem ustaleń,
• nieskładanie wyjaśnień w formie pisemnej, co uniemożliwia późniejsze odwołanie się do ich treści,
• brak profesjonalnej reprezentacji, szczególnie na etapie odwoławczym,
• błędne złożenie skargi do sądu (np. z naruszeniem terminu lub bez pełnomocnictwa),
• nieznajomość uprawnień proceduralnych – np. prawa do czynnego udziału w postępowaniu dowodowym.

Kiedy warto złożyć odwołanie, a kiedy szukać ugody?

Każdą decyzję warto analizować indywidualnie. W przypadku oczywistych błędów organu (np. pomyłka rachunkowa, pominięcie dowodu) złożenie odwołania jest zasadne. Jeśli jednak sytuacja podatnika jest niekorzystna, a ryzyko przegranej wysokie – lepszym rozwiązaniem może być wniosek o rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności lub zawarcie ugody z organem (na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej).

Podsumowanie – jak wybrać najlepszego doradcę i uniknąć błędów?

• Wybieraj doradcę z doświadczeniem procesowym i znajomością praktyki organów.
  
• Zadbaj o umowę, jasne warunki współpracy i dokumentowanie komunikacji.
  
• Nie zwlekaj – czas działa na niekorzyść podatnika.
  
• Bądź aktywnym uczestnikiem postępowania, ale nie działaj bez konsultacji.
  
• Pamiętaj, że profesjonalne doradztwo przy postępowaniu podatkowym to inwestycja w bezpieczeństwo podatkowe.

FAQ: Doradztwo przy postępowaniu podatkowym

1. Czym różni się kontrola podatkowa od postępowania podatkowego?

Kontrola podatkowa to czynność sprawdzająca prowadzona przez organ podatkowy lub Krajową Administrację Skarbową w celu weryfikacji rozliczeń. Postępowanie podatkowe to formalna procedura administracyjna zakończona decyzją podatkową. Postępowanie często wszczynane jest po zakończeniu kontroli, gdy organ stwierdzi nieprawidłowości wymagające rozstrzygnięcia.

2. Kiedy warto skorzystać z doradcy podatkowego w toku postępowania?

Doradcę warto zaangażować już na etapie czynności kontrolnych! Najlepiej jest bowiem kierować kontrolą tak, aby do postępowania nie doszło. Jeśli już mamy postępowanie podatkowe, należy doradcę podatkowego zaangażować na wczesnym etapie, np. wezwania do złożenia wyjaśnień lub trzymania protokołu kontroli. Profesjonalna pomoc jest szczególnie istotna przy: dużej skali zobowiązań, niejasnych przepisach, ryzyku odpowiedzialności zarządu, a także w razie planowanego odwołania od decyzji podatkowej.

3. Czy doradca podatkowy może reprezentować mnie przed urzędem?

Tak. Doradca podatkowy posiada ustawowe uprawnienia do reprezentacji podatnika przed organami podatkowymi oraz w postępowaniach przed sądami administracyjnymi (WSA, NSA). Może także składać pisma, odwołania, wnioski i uczestniczyć w czynnościach procesowych w imieniu klienta.