Zasadniczo postępowanie podatkowe jest wszczynane przez organ podatkowy z urzędu – najczęściej po przeprowadzeniu kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej, gdy wykryte zostaną istotne nieprawidłowości. Dlatego kluczem do uniknięcia postępowania jest profilaktyka podatkowa i dobra strategia zarządzania ryzykiem.

Regularna i rzetelna dokumentacja

• Prowadź księgi podatkowe i ewidencje zgodnie z przepisami i aktualnymi interpretacjami.
• Zachowuj spójność między fakturami, umowami, przelewami a deklaracjami podatkowymi.
• Dokumentuj każdą transakcję, zwłaszcza te z kontrahentami zagranicznymi, powiązanymi lub nietypowymi (np. barter).

Korzystaj z interpretacji indywidualnych

Jeśli masz wątpliwość co do rozliczenia podatkowego, wystąp o interpretację indywidualną (art. 14b Ordynacji podatkowej). Interpretacja chroni Cię przed negatywnymi skutkami błędu – nawet jeśli fiskus się z nią nie zgadza.

Weryfikuj kontrahentów

Weryfikuj NIP, status VAT (np. na białej liście podatników), reputację i rzeczywiste istnienie kontrahenta – brak należytej staranności może skutkować zakwestionowaniem kosztów, odliczeń VAT, a nawet odpowiedzialnością karnoskarbową.

Przeprowadzaj wewnętrzne audyty podatkowe

Regularne przeglądy podatkowe (np. co kwartał lub przed zakończeniem roku) pozwalają zidentyfikować błędy, zanim zrobi to organ podatkowy.

Zadbaj o procedury i przeszkolenie pracowników

Pracownicy księgowości i działów finansowych powinni znać podstawowe obowiązki podatkowe i umieć prawidłowo reagować na działania organów (wezwania, kontrole). Dobrze opracowana polityka podatkowa i procedura kontaktu z organem to podstawa.

Co robić, gdy już wydarzy się kontrola podatkowa?

Kontrola podatkowa to procedura uregulowana w rozdziale 7 Ordynacji podatkowej (art. 281–292). Jej celem jest weryfikacja prawidłowości rozliczeń i obowiązków podatkowych. Dobre zachowanie na tym etapie może zadecydować, czy sprawa zostanie zamknięta, czy przejdzie do postępowania podatkowego.

Nie panikuj – przygotuj się merytorycznie

• Poproś o okazanie upoważnienia do kontroli i sprawdź, czego dotyczy.
• Sprawdź, czy kontrola została prawidłowo wszczęta i zawiadomiona (art. 282b § 1–2).
• Przygotuj dokumenty księgowe, faktury, umowy, ewidencje – zgodnie z zakresem wskazanym w upoważnieniu.

Wyznacz osobę do kontaktu z kontrolującym

Najlepiej, aby komunikacja z kontrolującym odbywała się przez wyznaczonego pracownika lub doradcę podatkowego – to ogranicza ryzyko przypadkowych wypowiedzi lub udostępnienia niepotrzebnych dokumentów.

Jeśli korzystasz stale z usług doradcy podatkowego – pozostawaj z nim stale w kontrakcie w przypadku kontroli podatkowej, doradca pomoże ci opracować strategię działania. 

Zachowuj spokój i profesjonalizm

• Nie wdawaj się w zbędne dyskusje – wszystko, co powiesz, może zostać odnotowane w protokole.
• Odpowiadaj na pytania precyzyjnie i zgodnie z dokumentacją, nie przygotowuj rozwlekłych odpowiedzi zahaczających za zagadnienia inne niż będące przedmiotem zapytania.
• Jeśli nie znasz odpowiedzi, nie masz danych – poproś o czas na przygotowanie wyjaśnień pisemnych.
• Jeśli w przedsiębiorstwie istniały jakieś kwestie problematyczne, o które pytają kontrolujący, a konsultowałeś je z doradcą podatkowym, może przedstawić korespondencję z doradcą, która pomogła rozwikłać wątpliwość lub podjąć decyzję. Najpierw jednak skonsultuj się z doradcą, który zajmuje się strategią postępowania w kontroli.

Żądaj dokumentowania ustaleń

• Wszystkie ustalenia kontrolne powinny zostać spisane w protokole kontroli.
• Masz prawo zgłosić do niego zastrzeżenia na piśmie w ciągu 14 dni (art. 290 § 1).

Zabezpiecz swoje prawa – skonsultuj się z doradcą

Na każdym etapie kontroli masz prawo skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub pełnomocnika. W razie potrzeby możesz również złożyć pełnomocnictwo ogólne lub szczególne do akt sprawy.

 Najczęstsze błędy popełniane podczas kontroli podatkowej:

• Brak znajomości przepisów i uprawnień kontrolujących
• Udzielanie ustnych wyjaśnień bez konsultacji
• Udostępnianie dokumentów wykraczających poza zakres kontroli
• Podpisanie protokołu bez dokładnego przeczytania
• Brak reakcji na protokół lub wezwania do wyjaśnień

FAQ: jak się zachować w trakcie kontroli podatkowej?

1. Czy kontrola podatkowa zawsze prowadzi do postępowania podatkowego?

Nie. Kontrola podatkowa ma charakter weryfikacyjny i często kończy się bez dalszych konsekwencji. Postępowanie podatkowe wszczynane jest dopiero wtedy, gdy organ uzna, że istnieją przesłanki do wydania decyzji określającej lub ustalającej zobowiązanie podatkowe. Profesjonalne zachowanie i rzetelna dokumentacja mogą zapobiec dalszym krokom.

2. Co to są czynności sprawdzające? Czy to element kontroli podatkowej?

Czynności sprawdzające to jedno z podstawowych narzędzi administracji skarbowej służące do weryfikacji poprawności i rzetelności rozliczeń podatnika – jeszcze przed wszczęciem kontroli lub postępowania podatkowego. Ich celem jest szybkie, nieformalne sprawdzenie wybranych elementów deklaracji podatkowych, bez konieczności podejmowania bardziej sformalizowanych działań.

3. Czy organy podatkowe mogą przeprowadzić kontrolę bez wcześniejszego zawiadomienia?

Zasadą jest wcześniejsze zawiadomienie (z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem), jednak ustawa przewiduje wyjątki – np. w przypadku kontroli celno-skarbowej lub podejrzenia przestępstwa. Warto znać swoje prawa i obowiązki jeszcze przed wizytą urzędników.

Źródła:

• https://www.gov.pl/web/kas
• https://www.podatki.gov.pl
• https://ordynacja-podatkowa.pl