KSeF a wydatki pracownicze – faktura na pracownika może być kosztem spółki
Czas czytania: 4 min.
Spółka ponosiła m.in. wydatki związane z podróżami służbowymi i spotkaniami biznesowymi: hotele, bilety lotnicze, paliwo, parkingi czy usługi gastronomiczne. Pracownicy płacili za nie służbowymi kartami, natomiast faktury były wystawiane na spółkę.
Problem pojawił się wraz z KSeF
Dotychczas pracownik otrzymywał fakturę i rozliczał ją w wewnętrznym systemie, opisując m.in. cel wydatku i jego związek z działalnością spółki. Dopiero po takiej weryfikacji dokument trafiał do ksiąg.
W przypadku faktury ustrukturyzowanej dokument trafia jednak bezpośrednio do KSeF. Spółka wskazała, że może wówczas otrzymać fakturę, zanim pracownik zdąży ją opisać. Problemem staje się ustalenie, którego pracownika, podróży czy konkretnego zdarzenia gospodarczego dotyczy dana faktura.
Spółka zaproponowała więc inne rozwiązanie: przy tego rodzaju zakupach faktura miałaby być wystawiana imiennie na pracownika, bez nazwy i NIP spółki. Jednocześnie płatność nadal następowałaby kartą służbową i bezpośrednio obciążała rachunek bankowy spółki.
Czy faktura wystawiona na pracownika może być kosztem spółki?
Zdaniem Dyrektora KIS – tak.
Organ zaakceptował stanowisko, zgodnie z którym wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów spółki również wtedy, gdy faktura została wystawiona imiennie na pracownika.
Kluczowe znaczenie ma bowiem to, że:
wydatek jest faktycznie finansowany przez spółkę,
pracownik korzysta ze służbowej karty płatniczej,
wydatek pozostaje w związku z działalnością gospodarczą spółki,
spółka weryfikuje jego zasadność, celowość i związek z przychodami,
wydatek jest odpowiednio udokumentowany i nie znajduje się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Samo to, że na fakturze jako nabywca wskazany jest pracownik, nie przekreśla więc możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.
Co z VAT?
Tu konsekwencja jest istotna.
Jeżeli faktura jest wystawiona wyłącznie na pracownika i nie zawiera danych spółki, KIS przyjął, że spółka nie jest formalnym nabywcą na potrzeby VAT. Nie przysługuje jej więc prawo do odliczenia VAT z takiego dokumentu.
Jednocześnie organ zgodził się, że nieodliczony VAT może – przy spełnieniu warunków z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT – zostać zaliczony do kosztów podatkowych.
W efekcie spółka może rozpoznać koszt w wartości brutto – obejmującej zarówno cenę netto, jak i VAT. Dyrektor KIS uznał stanowisko podatnika w tym zakresie za prawidłowe.
Dlaczego ta interpretacja jest istotna z perspektywy KSeF?
Interpretacja pokazuje praktyczną alternatywę dla przedsiębiorców, którzy obawiają się, że po przejściu na KSeF na konto spółki będą wpływać liczne faktury związane z zakupami dokonywanymi przez pracowników, których dział księgowości nie będzie w stanie łatwo przyporządkować.
KIS dopuścił na gruncie CIT model, w którym dokument jest wystawiony na pracownika, natomiast koszt ekonomicznie ponosi pracodawca.
Trzeba jednak pamiętać o cenie takiego rozwiązania: utracie prawa do odliczenia VAT z faktury wystawionej na pracownika. W takim przypadku VAT może zwiększyć koszt podatkowy, ale nie zostanie odzyskany w rozliczeniu VAT.
Ważne zastrzeżenie
Interpretacja została wydana w zakresie CIT, a nie przepisów dotyczących samego KSeF ani prawa do odliczenia VAT. Nie można więc na jej podstawie wyprowadzać generalnego wniosku, że wystawianie faktur na pracowników jest rekomendowanym sposobem organizacji zakupów pracowniczych po wdrożeniu KSeF.
Pokazuje ona natomiast, że jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na taki model i faktycznie ponosi ekonomiczny ciężar wydatku, samo wystawienie dokumentu na pracownika nie musi pozbawiać spółki możliwości rozpoznania kosztu w CIT.
Praktyczny wniosek: KSeF może wymusić zmianę procedur rozliczania kart służbowych i wydatków pracowniczych. Przedsiębiorcy powinni zdecydować, czy ważniejsze jest zachowanie faktur wystawianych na spółkę i prawa do odliczenia VAT, czy uproszczenie identyfikacji zakupów pracowniczych – przy rozliczeniu ich w kosztach w wartości brutto.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 24 sierpnia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.335.2026.1.EWJ