Krajowy System e-Faktur (KSEF) – co to jest i jak może pomóc Twojej firmie?

Digitalizacja procesów podatkowych w Polsce nabiera tempa, a jednym z kluczowych elementów tej transformacji jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). To innowacyjny system fakturowania elektronicznego stworzony przez Ministerstwo Finansów, który ma zrewolucjonizować sposób wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w Polsce. W 2026 roku KSeF zacznie obowiązywać w trybie powszechnym dla wszystkich podatników VAT czynnych. W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, jakie korzyści przynosi przedsiębiorcom, jak się do niego przygotować oraz jak zmieni funkcjonowanie codziennych procesów w firmie.

Krajowy System e-Faktur (KSEF) – podstawowe informacje

KSeF to system faktur elektronicznych udostępniony przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych w standardzie XML zgodnym z przepisami o VAT. Działa poprzez API i portal KSeF, gdzie każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz datę przyjęcia przez system.

Od lutego 2026 r. używanie KSeF będzie obowiązkowe dla największych podatników VAT.

Faktura ustrukturyzowana w KSeF:

• ma jednolity format XML,
• jest wystawiana za pośrednictwem systemu informatycznego,
• jest uznawana za doręczoną automatycznie w chwili przyjęcia do KSeF,
• nie wymaga dodatkowego potwierdzenia odbioru przez kontrahenta.

KSEF – jakie korzyści przynosi firmom w Polsce?

Wdrożenie tego systemu e-faktur to nie tylko spełnienie obowiązku prawnego. Dobrze zaadaptowany system przynosi szereg realnych korzyści biznesowych:

1. Automatyzacja procesów księgowych i fakturowych – faktury są przesyłane i rejestrowane automatycznie.
2. Skrócenie czasu obiegu dokumentów – faktura uznawana jest za doręczoną natychmiast.
3. Oszczędności – brak konieczności drukowania, archiwizacji i wysyłki faktur.
4. Zwiększenie bezpieczeństwa – faktury nie mogą zostać podrobione ani zmienione.
5. Pełna zgodność z wymogami kontrolnymi – faktury przechowywane są centralnie przez MF przez 10 lat.
6. Możliwość szybszego zwrotu VAT – do 40 dni w przypadku wystawiania faktur wyłącznie przez KSeF.

Jak zarejestrować firmę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)?

Rejestracja i dostęp do systemu faktur elektronicznych realizowane są przez platformę e-Urzędu Skarbowego i polega na:

1. Weryfikacji tożsamości osoby uprawnionej (np. podpis kwalifikowany, e-dowód, Profil Zaufany).
2. Nadaniu uprawnień do systemu (dla właścicieli, księgowych, biur rachunkowych).
3. Wygenerowaniu tokena dostępowego – identyfikatora API dla systemu księgowego.
4. Zgłoszeniu rozwiązań informatycznych do obsługi KSeF (np. ERP, programy fakturujące).

Zaleca się przeprowadzenie testów i integracji systemu księgowego z KSeF jeszcze przed terminem wejścia w życie obowiązku.

Obowiązki przedsiębiorców związane z KSEF – co musisz wiedzieć?

Wraz z wprowadzeniem KSeF, przedsiębiorcy będą zobowiązani do:

• wystawiania wszystkich faktur w formie ustrukturyzowanej XML,
• korzystania wyłącznie z platformy e-faktur do doręczania faktur,
• prowadzenia odpowiedniej ewidencji i archiwizacji dokumentów zgodnie z nowym modelem,
• aktualizacji polityki fakturowania i wewnętrznych procedur księgowych,
• informowania kontrahentów o numerach KSeF (np. przy płatnościach, korektach).

Firmy będą musiały zapewnić odpowiedni system IT oraz przeszkolenie pracowników.

Jak Krajowy System e-Faktur ułatwia kontrolę podatków w firmie?

Dzięki centralizacji danych, system fakturowania elektronicznego KSeF:

• umożliwia organom skarbowym bieżący wgląd w wystawiane faktury,
• skraca czas kontroli podatkowych i ogranicza ich zakres,
• eliminuje konieczność przesyłania JPK_FA (zastąpione przez KSeF),
• minimalizuje ryzyko błędów formalnych i oszustw,
• ułatwia przygotowanie dokumentacji na potrzeby audytów i rozliczeń wewnętrznych.

KSeF wspiera więc nie tylko fiskusa, ale także samych przedsiębiorców.

Chcesz dowiedzieć się, jak KSeF może uprościć proces wystawiania faktur w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami.

FAQ – KSeF: najczęstsze pytania przedsiębiorców

1. Czy faktura wysłana e-mailem będzie ważna po wejściu w życie KSeF?
   Nie. Po wejściu KSeF w życie jedyną legalną formą będzie faktura wystawiona i przesłana przez KSeF.
2. Czy potrzebuję specjalnego oprogramowania do KSeF?
   Tak, potrzebne jest oprogramowanie zintegrowane z API KSeF lub dostęp do portalu MF.
3. Można zostawić tak, bo jest już skrót, więc ok.
   W sytuacji awarii możliwe jest wystawienie faktury offline i późniejsze przesłanie do KSeF w określonym terminie.

Źródła:

1. https://www.podatki.gov.pl/ksef/
2. https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur
3. https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/rozliczam-podatki/artykuly/krajowy-system-e-faktur-ksef