Wdrożenie KSeF a EDI

Ponieważ firma będzie oprócz komunikatu w EDI wymieniać te same dane poprzez KSeF (dodatkowo, oprócz EDI prześle kontrahentowi wizualizację faktury z KSeF w pdf) zapytała, czy nie będzie to podwójne fakturowanie (czy jedna z faktur nie zostanie uznana za pustą).
 
Chodziło zatem o to, czy wystawiane dokumenty EDI i wizualizacje PDF stanowią odrębne faktury dokumentujące tę samą sprzedaż, czy też są egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.
 
Organ uznał, że wizualizacje PDF wysyłane kontrahentom stanowią udostępnienie poza KSeF faktury ustrukturyzowanej i należy je traktować jako kolejny egzemplarz wystawionej przy użyciu KSeF faktury. Samoistnie nie rodzą one obowiązku zapłaty podatku. Dotyczy to też faktur dla kontrahentów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur wystawionych w KSeF.
 
W EDI wnioskodawca w tej sprawie zamierza też w dodatkowym polu zawrzeć numer KseF dokumentu wystawionego w KseF.
 
W przypadku dokumentów EDI - nie stanowią one wizualizacji faktur wystawionych w KSeF.  
 
Pomiędzy fakturami wystawionymi w KSeF a dokumentami EDI nie będą występowały żadne różnice kluczowe z punktu widzenia ustawy o VAT (choć sama zawartość xml-ów będzie nieco inna, np. w EDI będą dodatkowe informacje biznesowe).
 
Organ uznał, że dokumentu EDI nie można uznać za fakturę rodzącą obowiązek zapłaty podatku.
 
W tych warunkach dokument EDI wystawiany i przesyłany kontrahentom powinien być uznany za kolejny (elektroniczny) egzemplarz tej samej faktury. Dokumenty EDI nie będą więc samoistnie skutkowały powstaniem obowiązku zapłaty podatku. Odnosi się również do tych dokumentów EDI, które są przesyłane kontrahentom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur w KSeF.
 
W tej sprawie pojawiła się też wątpliwość w zakresie obowiązku umieszczania na dokumentach EDI oraz wizualizacjach w PDF – przekazywanych poza KseF - kodów weryfikacyjnych QR, podmiot pytający nie ma jeszcze opracowanej technologii w sprawie nanoszenia kodów na dokumenty.  
 
Tu organ potwierdził, że obowiązek oznaczania faktur kodem QR pojawi się od 1 lutego 2026 r. Na razie zatem na dokumentach EDI oraz wizualizacjach PDF takie kody nie muszą być umieszczane.
 
Omawiana interpretacja ma sygn. 0114-KDIP1-3.4012.645.2024.1.PRM i wydano ją 18 grudnia 2024 r.