Prawo do odliczenia VAT od najmu mieszkań udostępnianych pracownikom

Odpowiedź na to pytanie potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 9 stycznia 2026 r., sygn. 0112-DIL1-2.4012.732.2025.1.AWK.

Zakwaterowanie pracowników a działalność gospodarcza

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepis ten nie wymaga, aby związek pomiędzy zakupem a sprzedażą opodatkowaną był wyłącznie bezpośredni. Wystarczające jest istnienie związku pośredniego, o ile ponoszone wydatki służą prowadzeniu działalności gospodarczej jako całości.

W analizowanej interpretacji spółka realizowała kontrakty (m.in. roboty budowlane) na rzecz kontrahentów w różnych lokalizacjach. Aby zapewnić prawidłowe i terminowe wykonanie umów, spółka wynajmowała lokale mieszkalne, które następnie nieodpłatnie udostępniała pracownikom delegowanym do pracy poza miejscem stałego zamieszkania.

Dyrektor KIS jednoznacznie wskazał, że w takim przypadku celem najmu lokali nie jest zaspokajanie prywatnych potrzeb mieszkaniowych pracowników. Zakwaterowanie ma charakter stricte służbowy i funkcjonalny – umożliwia realizację kontraktów, pozyskanie pracowników oraz efektywne wykonywanie usług na rzecz klientów.

Pośredni związek z czynnościami opodatkowanymi

Organ podatkowy podkreślił, że wydatki na najem lokali mieszkalnych są związane pośrednio z opodatkowaną działalnością gospodarczą spółki. Bez zapewnienia pracownikom zakwaterowania realizacja kontraktów byłaby w praktyce niemożliwa lub znacząco utrudniona. Tym samym ponoszone koszty:

warunkują wykonanie usług opodatkowanych VAT,
umożliwiają osiąganie i zwiększanie obrotów,
stanowią element organizacyjny działalności gospodarczej spółki.
W konsekwencji spełniony jest podstawowy warunek z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, uprawniający do odliczenia podatku naliczonego.

Brak znaczenia nieodpłatnego charakteru udostępnienia

Istotnym elementem interpretacji jest również potwierdzenie, że nieodpłatne udostępnienie lokali pracownikom nie wyklucza prawa do odliczenia VAT. Kluczowe jest bowiem przeznaczenie nabywanej usługi najmu – a nie fakt, że pracownicy nie ponoszą kosztów zakwaterowania.

Organ wskazał, że nieodpłatne udostępnienie lokali jest narzędziem służącym prowadzeniu działalności gospodarczej, a nie świadczeniem o charakterze socjalnym czy osobistym. W takim ujęciu wydatki te nie są związane z działalnością nieopodatkowaną ani z czynnościami pozostającymi poza zakresem VAT.

Ograniczenia z art. 88 ustawy o VAT

Dyrektor KIS zaznaczył jednocześnie, że prawo do odliczenia przysługuje pod warunkiem, iż nie zachodzą negatywne przesłanki określone w art. 88 ustawy o VAT. W praktyce oznacza to m.in., że:

faktury muszą być wystawione prawidłowo,
usługi najmu muszą być faktycznie nabyte przez spółkę,
lokale muszą być wykorzystywane w związku z działalnością gospodarczą, a nie prywatnie.
Znaczenie interpretacji dla praktyki biznesowej

Interpretacja z 9 stycznia 2026 r. ma istotne znaczenie dla podmiotów realizujących kontrakty rozproszone terytorialnie. Potwierdza ona korzystną i racjonalną linię interpretacyjną, zgodnie z którą:

zapewnienie zakwaterowania pracownikom delegowanym do realizacji kontraktów może być uznane za koszt działalności gospodarczej,
VAT naliczony od najmu lokali mieszkalnych może podlegać odliczeniu,
decydujące znaczenie ma gospodarczy cel ponoszonych wydatków, a nie ich formalny „mieszkaniowy” charakter.
Dla wielu spółek oznacza to realną możliwość optymalizacji kosztów oraz ograniczenia ryzyka podatkowego – pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania związku pomiędzy zakwaterowaniem pracowników a realizacją kontraktów.