Upominki dla kontrahentów i pracowników a VAT

W interpretacji indywidualnej z 23 stycznia 2026 r. (0112-KDIL3.4012.712.2025.3.AW) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej kompleksowo odniósł się do skutków podatkowych przekazywania upominków zarówno kontrahentom, jak i pracownikom. Interpretacja ta potwierdza utrwaloną linię, ale jednocześnie zawiera istotne wskazówki praktyczne.

Upominki dla kontrahentów – prawo do odliczenia VAT co do zasady przysługuje

Organ podatkowy jednoznacznie potwierdził, że w przypadku upominków przekazywanych kontrahentom istnieje prawo do odliczenia VAT naliczonego, o ile upominki mają związek z działalnością gospodarczą podatnika.

Dyrektor KIS wskazał, że:

upominki służą promocji działalności,
wzmacniają relacje biznesowe,
wspierają działalność opodatkowaną VAT,
a tym samym istnieje wystarczający pośredni związek z działalnością opodatkowaną, aby uznać, że spełniony jest warunek z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

To stanowisko wpisuje się w ugruntowaną linię orzeczniczą TSUE, zgodnie z którą związek z działalnością opodatkowaną może mieć charakter pośredni, o ile wydatek służy działalności gospodarczej jako całości.

Kluczowe znaczenie ma wartość upominku – próg 20 zł netto

Interpretacja potwierdza szczególnie istotną zasadę dotyczącą tzw. prezentów o małej wartości.

Jeżeli jednostkowa cena nabycia upominku nie przekracza 20 zł netto, jego przekazanie:

nie stanowi dostawy towarów,
nie podlega opodatkowaniu VAT,
a jednocześnie podatnik zachowuje prawo do odliczenia VAT przy zakupie.
Dotyczy to typowych gadżetów reklamowych, takich jak:

długopisy,
smycze,
czapki,
drobne materiały promocyjne.
W praktyce oznacza to pełną neutralność VAT: podatnik odlicza VAT naliczony i nie wykazuje VAT należnego.

Droższe upominki dla kontrahentów podlegają opodatkowaniu VAT

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku upominków o wyższej wartości, takich jak:

powerbanki,
plecaki,
pendrive’y,
okulary przeciwsłoneczne,
portfele,
zestawy prezentowe,
odzież lub akcesoria biznesowe.
Organ jednoznacznie wskazał, że przekazanie takich towarów stanowi dostawę towarów w rozumieniu art. 7 ust. 2 ustawy o VAT i podlega opodatkowaniu VAT.

Wynika to z faktu, że podatnik odliczył VAT przy zakupie, a przekazanie nie mieści się w kategorii prezentów o małej wartości ani próbek.

W praktyce oznacza to konieczność naliczenia VAT należnego od wartości przekazywanego upominku.

Upominki dla pracowników – brak prawa do odliczenia VAT

Interpretacja zawiera bardzo istotne rozstrzygnięcie dotyczące prezentów dla pracowników.

Dyrektor KIS wskazał, że upominki takie jak:

zegarki,
elektronika,
perfumy,
kosmetyki,
zabawki dla dzieci,
inne prezenty konsumpcyjne,
służą przede wszystkim zaspokojeniu prywatnych potrzeb pracowników, a nie działalności gospodarczej spółki.

W konsekwencji:

podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego przy ich zakupie,
a ich przekazanie nie podlega opodatkowaniu VAT.
To rozstrzygnięcie wynika z fundamentalnej zasady VAT: brak prawa do odliczenia eliminuje obowiązek opodatkowania nieodpłatnego przekazania.

Vouchery dla pracowników – brak VAT po obu stronach

Interpretacja potwierdza również skutki VAT przekazywania voucherów pracownikom.

Organ wskazał, że:

zakup voucherów nie daje prawa do odliczenia VAT,
ich przekazanie pracownikom nie podlega VAT,
dotyczy to zarówno bonów jednego przeznaczenia, jak i bonów różnego przeznaczenia.
Voucher stanowi bowiem świadczenie na cele osobiste pracownika, bez związku z działalnością opodatkowaną.

Istotny wyjątek – zestawy powitalne dla nowych pracowników

Szczególnie interesującym elementem interpretacji jest odmienne traktowanie zestawów powitalnych dla nowych pracowników.

Organ uznał, że takie zestawy:

mają związek z działalnością gospodarczą,
wspierają proces wdrożenia pracownika,
przyczyniają się do efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
W konsekwencji spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od wydatków na takie zestawy.

To istotne rozróżnienie pomiędzy prezentem o charakterze osobistym a świadczeniem związanym z funkcjonowaniem organizacji.

Praktyczne wnioski dla przedsiębiorców

Interpretacja potwierdza kilka kluczowych zasad:

Upominki dla kontrahentów co do zasady dają prawo do odliczenia VAT.
Upominki o wartości do 20 zł netto nie podlegają opodatkowaniu VAT.
Droższe upominki dla kontrahentów podlegają opodatkowaniu VAT.
Upominki dla pracowników nie dają prawa do odliczenia VAT.
Zestawy powitalne dla nowych pracowników stanowią wyjątek – VAT można odliczyć.
Vouchery dla pracowników nie dają prawa do odliczenia VAT i nie podlegają opodatkowaniu przy przekazaniu.
 

Znaczenie interpretacji dla praktyki podatkowej

Interpretacja z 23 stycznia 2026 r. potwierdza fundamentalną zasadę VAT: kluczowe znaczenie ma związek wydatku z działalnością gospodarczą podatnika.

Upominki służące relacjom biznesowym i promocji działalności są traktowane korzystnie podatkowo.

Natomiast świadczenia o charakterze osobistym, skierowane do pracowników, pozostają poza zakresem neutralności VAT.