KSeF a umowy z kontrahentami – na co zwrócić uwagę, zanim zrobi to za Ciebie rzeczywistość?

Warto zajrzeć do umów i regulaminów. Poniżej kilka obszarów, które szczególnie proszą się o doprecyzowanie.

1. Faktury dla kontrahentów zagranicznych

Współpraca z podmiotami zagranicznymi (niezarejestrowanymi w Polsce do VAT): faktura podatkowo powstaje w KSeF, ale kontrahent i tak oczekuje czegoś, co może zobaczyć i zaksięgować.

Dlatego w umowach z klientami zagranicznymi warto wprost opisać:

gdzie powstaje faktura: „Faktury będą wystawiane zgodnie z polskimi przepisami o KSeF, w postaci ustrukturyzowanej e-faktury.”
co otrzymuje kontrahent: wizualizację np. PDF,
w jaki sposób i kiedy: np. „PDF przesyłany na adres e-mail … w terminie X dni od wystawienia w KSeF”,
który format jest decydujący w razie różnic: wersja w KSeF jest wersją wiążącą, PDF ma charakter wyłącznie informacyjny,
język i waluta: faktura w KSeF po polsku, ale wizualizacja w dwóch językach; rozliczenia w PLN.
Dobrą praktyką jest krótka klauzula typu: „W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią wizualizacji faktury (PDF) a danymi faktury ustrukturyzowanej w KSeF, wiążące są dane zawarte w KSeF. Strony zobowiązują się niezwłocznie skorygować ewentualne różnice.”

2. Jakie dane mają być na fakturze – KSeF narzuca obowiązkowe pola, ale w praktyce większość firm stosuje również numer umów, numer zamówień (PO), symbol projektów, kody centrum kosztów.

Jeśli nie ustalimy tego z kontrahentem, skończy się na mailach z żądaniem korekty, kłótniach o to, czy faktura może być opłacona bez tych danych, ręcznych poprawkach w systemach.

W umowach warto więc wymienić, jakie dane muszą być ujęte na fakturze poza ustawowymi – wprost w paragrafie lub załączniku. Należy też wskazać, kto i jak je przekazuje (np. numer zamówienia – w treści zamówienia, a jeśli brak – kontrahent niezwłocznie go dosyła). Można też dopisać, że faktura bez takich danych nadal jest fakturą, aby uniknąć blokowania płatności.

3. Moment otrzymania faktury i terminy płatności – KSeF zmienia punkt odniesienia

Kolejny newralgiczny temat: od kiedy liczyć termin płatności. W modelu papierowym czy e-mail łatwo było uznać za datę otrzymania dzień wpływu maila czy faktury do kancelarii. W KSeF wysyłamy e-fakturę do KSeF, KSeF nadaje jej numer i datę, u kontrahenta pojawia się ona w systemie (w praktyce – zależne od tego, jak ma zintegrowane systemy). Żeby uniknąć sporów w stylu „termin liczy się od dnia wpływu PDF-a, nie od dnia wystawienia w KSeF”, warto w umowie jasno przyjąć jedną zasadę, np.: „Za dzień doręczenia faktury uznaje się dzień jej wystawienia w KSeF (data nadania numeru KSeF), niezależnie od daty przesłania wizualizacji faktury.”

Ważne, by po obu stronach była spójna świadomość, od kiedy biegną terminy.

4. Tryb awaryjny – awaria KSeF to nie powód, żeby utknął biznes

Przepisy przewidują tryb Awarii podmiotu (firma nie może po swojej stronie wystawić faktury), tryb Awarii KSeF (system MF nie działa), tzw. Awarię całkowitą w szczególnych sytuacjach.

Ale przepisy podatkowe nie odpowiedzą na wszystko, co dzieje się biznesowo, np. jak przekazać fakturę kontrahentowi, jak nie wstrzymać płatności, co z fakturami wystawionymi poza KSeF, gdy system wróci.

W umowach (zwłaszcza z większymi kontrahentami) warto doprecyzować dopuszczalny sposób doręczenia faktury w trybie awaryjnym, zasadę co do terminów płatności i obowiązek poinformowania o awarii ( krótka klauzula, że w razie awarii strony informują się wzajemnie, w jakim trybie będą wystawiać i otrzymywać faktury).

5. Samofakturowanie – bez jasnych zasad w KSeF może zrobić się bałagan

Samofakturowanie po KSeF to bardzo wrażliwy obszar, bo fakturę formalnie wystawia nabywca, w imieniu sprzedawcy, ale robi to przez KSeF. Trzeba więc zapanować nad uprawnieniami, akceptacją, korektami.

W umowie (lub porozumieniu o samofakturowaniu) warto uregulować m.in. zakres upoważnienia (tj.  że nabywca jest upoważniony do wystawiania e-faktur w imieniu sprzedawcy w KSeF i że sprzedawca zobowiązuje się nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia w systemie (albo zlecić to swojemu dostawcy IT), procedurę zatwierdzania faktur i odpowiedzialność za dane (kto odpowiada za poprawność danych transakcyjnych (ilości, ceny), a kto za dane formalne (stawkę VAT, NIP).

6. Uprawnienia do KSeF, reprezentacja i tajemnica danych

Choć w przepisach podatkowych tego nie widać na pierwszy rzut oka, w KSeF dotykamy też: dostępu do danych kontrahentów, pełnomocnictw, odpowiedzialności za działania pracowników i podwykonawców.

W umowach (szczególnie z outsourcowaną księgowością czy biurem rachunkowym lub dostawcą systemu) warto uregulować, kto i w jakim zakresie może działać w KSeF w imieniu spółki.

Warto też wskazać, czy kontrahent (np. operator logistyczny) ma jakikolwiek dostęp do danych faktur (API, integracja) i w jakim celu i dodać klauzulę o poufności i ochronie danych w kontekście KSeF.

To jest też miejsce na jasne wskazanie, że: „Za nadanie, zmianę lub odebranie uprawnień do KSeF swoim pracownikom oraz osobom trzecim (np. biuro rachunkowe) odpowiedzialny jest każdy z podmiotów we własnym zakresie.”