Ceny transferowe – czym są i kogo dotyczą?

Jeśli prowadzisz spółkę i współpracujesz z firmą powiązaną kapitałowo lub osobowo, temat cen transferowych prędzej czy później zacznie Cię dotyczyć. W 2026 roku administracja skarbowa dysponuje coraz większą ilością danych, co oznacza, że transakcje między podmiotami powiązanymi są pod szczególną obserwacją. W tym artykule wyjaśniamy co to są ceny transferowe i kogo dotyczą, jakie są aktualne progi dokumentacyjne, kiedy powstaje obowiązek sporządzenia dokumentacji oraz jakie grożą kary za niespełnienie obowiązków. Jeśli jesteś wspólnikiem, członkiem zarządu, dyrektorem finansowym lub właścicielem kilku spółek, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

Ceny transferowe to ceny stosowane w transakcjach między podmiotami powiązanymi, które muszą odpowiadać warunkom rynkowym.

Obowiązek dotyczy firm powiązanych kapitałowo, osobowo lub rodzinnie już od 25% udziałów.

Dokumentacja jest wymagana po przekroczeniu określonych progów, to tzw. ceny transferowe limity (np. 2 mln zł lub 10 mln zł rocznie).

Brak dokumentacji lub nierynkowe rozliczenia mogą oznaczać wysokie sankcje podatkowe i odpowiedzialność karną skarbową.

Skontaktuj się z profesjonalistami ze Stone & Feather i nie martw się o dokumentację skarbowo-podatkową.

Ceny transferowe – co to jest i po co wprowadzono te zasady?

Ceny transferowe to ceny stosowane w transakcjach pomiędzy podmiotami powiązanymi, czyli takimi, które łączy wspólny właściciel, zarząd, kontrola kapitałowa albo relacje rodzinne. W sensie prawnym są to warunki ustalane w tzw. transakcjach kontrolowanych, które powinny odpowiadać warunkom rynkowym, czyli takim, jakie ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane. Państwo wprowadziło te regulacje po to, aby zapobiegać sztucznemu przenoszeniu zysków pomiędzy firmami w celu obniżenia podatku. Jeśli dwie powiązane spółki dowolnie kształtowałyby ceny między sobą, mogłyby „przesuwać” dochód tam, gdzie opodatkowanie jest niższe.

W praktyce odpowiedź na pytanie, co to są ceny transferowe i kogo dotyczą, sprowadza się do jednej kwestii: czy zawierasz transakcje z podmiotem, na który masz realny wpływ lub który ma wpływ na Ciebie. Jeżeli np. ta sama osoba posiada udziały w dwóch spółkach i jedna sprzedaje drugiej towary, świadczy usługi albo udziela pożyczki – ustalana między nimi cena staje się ceną transferową. To samo dotyczy sytuacji, w której jeden podmiot finansuje drugi, wynajmuje mu nieruchomość albo udostępnia znak towarowy. W każdym z tych przypadków organy podatkowe oczekują, że cena będzie ustalona tak, jakby strony były dla siebie zupełnie obce.

Powiązanie powstaje najczęściej przy przekroczeniu progu 25% udziałów, praw głosu lub udziału w zysku (bezpośrednio albo pośrednio). Może mieć też charakter osobowy, np. gdy ta sama osoba zasiada w zarządzie dwóch spółek i ma realny wpływ na decyzje finansowe obu podmiotów. Istnieją również powiązania rodzinne, np. małżonkowie, rodzice i dzieci czy rodzeństwo prowadzący działalność gospodarczą mogą zostać uznani za podmioty powiązane. W każdej z tych sytuacji ceny transferowe zaczynają mieć znaczenie podatkowe.

Regulacje wprowadzono dlatego, że bez nich możliwe byłoby łatwe sterowanie wynikiem finansowym grupy firm. Wyobraź sobie, że spółka A ma wysoki dochód, a spółka B stratę. Wystarczyłoby wówczas zawyżyć koszt usług między nimi, by przenieść zysk i zmniejszyć podatek. Zasady dotyczące cen transferowych mają temu przeciwdziałać i zapewnić, że rozliczenia między powiązanymi podmiotami odzwierciedlają realia rynkowe. W 2026 roku organy podatkowe dysponują szerokim dostępem do danych z KRS, CRBR, JPK czy TPR, dlatego transakcje wewnątrz grup są analizowane znacznie dokładniej niż jeszcze kilka lat temu.

Kogo dotyczy obowiązek? Kiedy urząd skarbowy uzna Cię za "powiązanego"?

Nie każda współpraca między firmami oznacza obowiązki z zakresu cen transferowych. Problem pojawia się wtedy, gdy jedna strona ma realny wpływ na decyzje drugiej (finansowe, operacyjne albo strategiczne). Fiskus nie patrzy wyłącznie na zapisy w umowie spółki, ale analizuje faktyczną możliwość wywierania wpływu na warunki transakcji.

Najczęściej chodzi o powiązania kapitałowe, gdy jeden podmiot posiada co najmniej 25% udziałów, praw głosu lub prawa do udziału w zysku w drugim podmiocie (również pośrednio, przez kolejne spółki w strukturze). W praktyce oznacza to, że nawet rozbudowana struktura holdingowa nie wyłącza obowiązków. Jeśli kontrola jest zachowana, relacja zostanie uznana za powiązaną.

Ale urząd skarbowy bada także relacje personalne i decyzyjne. Jeżeli ta sama osoba ma wpływ na politykę finansową dwóch firm, np. negocjuje umowy, ustala ceny, zatwierdza budżety, może powstać powiązanie w rozumieniu przepisów, nawet gdy formalny udział kapitałowy nie jest dominujący. Liczy się rzeczywisty wpływ na warunki transakcji, a nie tylko procent udziałów.

Szczególną kategorią są relacje rodzinne. Jeżeli członkowie najbliższej rodziny prowadzą odrębne działalności i zawierają między sobą istotne transakcje, organ podatkowy może uznać, że istnieje ryzyko nierynkowego ustalania cen. W takich sytuacjach transakcje również mogą zostać objęte obowiązkami dokumentacyjnymi.

Administracja skarbowa korzysta dziś z szerokich baz danych i analiz krzyżowych, czyli zestawia informacje z rejestrów publicznych, raportów finansowych i składanych formularzy. Oznacza to, że powiązania są weryfikowane systemowo, a nie wyłącznie w toku klasycznej kontroli. Dlatego planując nową strukturę biznesową, podział działalności czy współpracę z podmiotem „z tej samej grupy”, warto wcześniej sprawdzić, czy nie powstanie obowiązek stosowania zasad cen transferowych. A jeśli ryzyko istnieje, odpowiednio przygotować się organizacyjnie.

Jak ustalać ceny? Zasada ceny rynkowej

Podstawą systemu jest zasada ceny rynkowej, znana jako Arm’s Length Principle. Oznacza ona, że warunki ustalone między podmiotami powiązanymi powinny być takie, jak między podmiotami niepowiązanymi działającymi w porównywalnych okolicznościach.

Mówiąc prościej: musisz sprzedawać „swojej” spółce tak, jakby była zupełnie obcym klientem. Jeśli udzielasz jej pożyczki, oprocentowanie powinno odpowiadać warunkom bankowym. Jeżeli świadczysz usługi, marża powinna być rynkowa.

W praktyce stosuje się metody porównawcze, analizę marży czy analizę koszt plus. W 2026 roku coraz większe znaczenie mają dane benchmarkingowe i analizy porównawcze przygotowywane na podstawie baz finansowych.

Jeśli ceny odbiegają od rynkowych, urząd może doszacować dochód i nałożyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe, nawet 10–20%, a w niektórych przypadkach sankcja może sięgnąć 30–60%. Dlatego prawidłowe ustalenie cen transferowych to nie formalność, lecz realne zabezpieczenie przed ryzykiem.

Kiedy musisz sporządzić dokumentację? Progi finansowe

Obowiązek dokumentacyjny zależy od wartości transakcji jednorodnej w roku podatkowym. Aktualne ceny transferowe limity w 2026 roku wynoszą:

• 10 000 000 zł – transakcje towarowe i finansowe;
  
• 2 000 000 zł – transakcje usługowe i inne;
  
• 2 500 000 zł – transakcje finansowe z rajami podatkowymi;
  
• 500 000 zł – inne transakcje z rajami podatkowymi.
  

Jeśli przekroczysz te progi, musisz sporządzić tzw. Local File. To szczegółowy plik (raport), który musisz przygotować i przechowywać u siebie. Opisujesz w nim wszystkie transakcje kontrolowane z podmiotami powiązanymi, uzasadniasz, że ceny były rynkowe (metoda, analiza porównawcza, benchmarking), podajesz dane finansowe i dowody, że stosowałeś zasadę Arm’s Length.

W większości przypadków wiąże się to również z obowiązkiem złożenia informacji TPR do końca 11. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (dla roku kalendarzowego – do 30 listopada).

W przypadku największych grup kapitałowych pojawia się dodatkowo obowiązek przygotowania dokumentu opisującego całą strukturę i politykę grupy na poziomie międzynarodowym oraz corocznego raportu o przychodach, zyskach i podatkach w każdym kraju, w którym działa. W 2026 roku organy skarbowe szczególnie intensywnie porównują te dane z informacjami z TPR i JPK_CIT, co pozwala im szybko wychwytywać ewentualne rozbieżności i podejrzane przesunięcia dochodów.

Dlatego monitorowanie wartości transakcji w trakcie roku jest absolutnie niezbędne. Przekroczenie limitu często następuje nieświadomie, zwłaszcza przy dużych obrotach wewnątrz grupy.

Ważne wyjątki – kiedy możesz zapomnieć o dokumentacji?

Nie każda transakcja między podmiotami powiązanymi wymaga dokumentacji. Zwolnienie dotyczy m.in. transakcji wyłącznie między polskimi rezydentami podatkowymi, o ile nie korzystają ze zwolnień typu decyzja o wsparciu.

Istotne znaczenie mają uproszczenia typu safe harbour, np. dla pożyczek (przy spełnieniu warunków oprocentowania określonych przez MF) lub usług o niskiej wartości dodanej (marża 5%). W takich przypadkach dokumentacja jest uproszczona.

Przykład: dwie spółki z Polski, ten sam właściciel 60% udziałów. Przy spełnieniu warunków mogą korzystać ze zwolnienia z dokumentacji lokalnej. Inny przykład: spółka polska otrzymuje pożyczkę 8 mln zł od spółki matki z Niemiec. Tu dokumentacja będzie obowiązkowa.

Znajomość wyjątków pozwala ograniczyć obowiązki administracyjne i koszty, ale wymaga dokładnej analizy przepisów.

FAQ – najczęstsze pytania

Poniżej odpowiadamy na pytania, które najczęściej pojawiają się w kontekście cen transferowych i obowiązków dokumentacyjnych.

Jaki jest termin na sporządzenie i złożenie dokumentacji cen transferowych?

Dokumentację Local File sporządza się do końca 10. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Informację TPR składa się do końca 11. miesiąca, dla roku kalendarzowego to 30 listopada.

Jakie kary grożą za brak dokumentacji lub ustalenie nierynkowych cen?

Grożą sankcje karne skarbowe do 720 stawek dziennych oraz dodatkowe zobowiązanie podatkowe nawet 10–20% (w określonych sytuacjach więcej). Brak TPR również podlega surowym karom finansowym.

Czy dokumentację trzeba składać do Urzędu Skarbowego?

Nie składa się jej automatycznie, należy ją przygotować i przechowywać. Urząd może zażądać jej w trakcie kontroli, a podatnik ma wtedy 14 dni na przedstawienie dokumentów.

Czy mogę skorzystać z uproszczenia safe harbour i nie robić pełnej dokumentacji?

Tak, w 2026 r. safe harbour zwalnia z pełnej Local File przy pożyczkach (marża max 2,6 p.p. dla pożyczkobiorcy względem bazy typu WIBOR/SOFR) oraz usługach niskiej wartości (marża 5%). Transakcję i tak wykazujesz w TPR.

Czy mikro i małe przedsiębiorstwa mają jakieś ułatwienia w cenach transferowych w 2026 roku?

Tak, mikro i małe firmy mają uproszczony schemat TPR (mniej pól i wskaźników finansowych). Progi dokumentacyjne (10 mln / 2 mln zł) i obowiązek Local File pozostają bez zmian.

Co zrobić, gdy po zakończeniu roku okaże się, że ceny były nierynkowe?

Zrób dobrowolną korektę cen transferowych przed kontrolą (skoryguj dochód i złóż korektę zeznania). W 2026 r. fiskus akceptuje takie korekty w dobrej wierze, unikniesz wtedy sankcji 10% i kary KKS.

Wsparcie przy sporządzaniu dokumentacji cen transferowych – sprawdź, jak możemy Ci pomóc!

Stone & Feather to partner wszystkich przedsiębiorstw, które chcą mieć spokój z niekończącą się biurokracją i papierologią. Na zlecenie naszych Klientów pomagamy w m.in. sporządzaniu dokumentacji cen transferowych, zgodnie z wymogami prawnymi i urzędowymi. Skontaktuj się z naszymi przedstawicielami, a razem przeanalizujemy profil Twojej firmy i wybierzemy, co będzie dla niej najlepsze.