Początek roku u płatników podatku u źródła

Poniżej syntetyczne omówienie najważniejszych tematów dotyczących CIT-10Z i obowiązków WHT na początku 2026 r.

CIT-10Z – kto, kiedy i za co

Deklaracja CIT-10Z pozostaje podstawowym formularzem, na którym płatnicy wykazują podatek u źródła faktycznie pobrany od nierezydentów. Chodzi o klasyczne płatności pasywne (odsetki, dywidendy, należności licencyjne) oraz wybrane usługi niematerialne, w zakresie w jakim podatek rzeczywiście został pobrany według stawki krajowej lub z umowy o UPO.

Kluczowe są tu dwie rzeczy. Po pierwsze, CIT-10Z dotyczy wyłącznie podatku pobranego. Płatności, dla których zastosowano zwolnienie lub niepobranie podatku u źródła (np. na podstawie dyrektyw unijnych, UPO lub mechanizmu pay & refund przy przekroczeniu progu 2 mln zł), nie trafiają do CIT-10Z, ale nadal mogą generować inne obowiązki sprawozdawcze – przede wszystkim informacyjne IFT.

Po drugie, istotne są terminy. W trakcie roku CIT-10Z składa się zasadniczo do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek, a na początku kolejnego roku – za ostatni fragment roku podatkowego. Dla podatników z rokiem kalendarzowym istotny jest koniec stycznia 2026 r., jako termin rozliczenia CIT-10Z za 2025 r.

W praktyce pierwszym krokiem przy porządkowaniu WHT na początku roku powinno być więc zebranie wszystkich płatności z 2025 r., od których faktycznie potrącono podatek u źródła (również tych nietypowych, jak kapitalizacja odsetek, potrącenie wzajemnych należności czy wynagrodzenia płacone przez zagraniczne zakłady polskich spółek), i skonfrontowanie ich z tym, co faktycznie wykazano na CIT-10Z w trakcie roku.

IFT-2R / IFT-1R – obowiązek informacyjny również przy zwolnieniach

Drugim filarem początku roku są informacje IFT-2R (dla podatników CIT) oraz IFT-1R (dla osób fizycznych – nierezydentów). W odróżnieniu od CIT-10Z, formularze IFT obejmują co do zasady cały zakres przychodów nierezydenta z polskiego źródła – zarówno te, od których WHT pobrano, jak i te, które były zwolnione albo opodatkowane w inny sposób.

Dla podatników z rokiem kalendarzowym termin na złożenie IFT-2R co do zasady upływa z końcem trzeciego miesiąca następnego roku (czyli 31 marca 2026 r. za 2025 r.). W praktyce oznacza to, że do końca marca trzeba mieć nie tylko domknięte CIT-10Z, ale też pełną listę kontrahentów zagranicznych, którym w 2025 r. wypłacano jakiekolwiek należności z katalogu WHT – także wtedy, gdy zastosowano stawkę 0% lub zwolnienie.

Co praktycznie zrobić na początku 2026 r.

Jeśli spojrzeć na wszystkie obowiązki razem, sensowny plan na styczeń–marzec 2026 r. wygląda zwykle podobnie. Najpierw warto zebrać pełną listę płatności do nierezydentów za 2025 r. i sprawdzić, które z nich faktycznie zostały objęte WHT, a które korzystały z preferencji. Na tej podstawie można domknąć CIT-10Z, przygotować IFT-2R / IFT-1R oraz zidentyfikować umowy, które mogą wymagać raportowania w ORD-U. Równolegle opłaca się przejrzeć najbardziej sporne kategorie płatności – chociażby pod kątem tego, czy dana usługa faktycznie jest świadczeniem niematerialnym z katalogu WHT, czy opłata za korzystanie z urządzenia nie powinna być jednak potraktowana jako należność licencyjna, a także czy status beneficial owner i ewentualny look-through są odpowiednio udokumentowane.

Na koniec dobrze jest spiąć to wszystko w wewnętrzną procedurę WHT – choćby w formie krótkiego memorandum – która opisuje, jakie dokumenty są gromadzone przy płatnościach objętych WHT, kto weryfikuje spełnienie warunków preferencji, jak monitorowany jest próg 2 mln zł i w jaki sposób przygotowywane są CIT-10Z oraz informacje IFT. Taka procedura, choć nieobowiązkowa, realnie ułatwia życie przy ewentualnej kontroli i pomaga uniknąć korekt w kolejnych latach.

Podsumowując, początek 2026 r. to dobry moment, żeby uporządkować nie tylko same formularze CIT-10Z, IFT-2R czy ORD-U, lecz także logikę całego procesu podatku u źródła w firmie. Im wcześniej zostaną wychwycone błędy w kwalifikacji płatności, dokumentach kontrahentów czy stosowaniu preferencji, tym mniejsze ryzyko kosztownych korekt i sporów w kolejnych latach.