WHT od „bazy klientów” jako know-how?

Dyrektor KIS potwierdził, że wynagrodzenie wypłacone węgierskiemu dostawcy za informacje handlowe i kredytowe o klientach może być traktowane jak należność za know-how, a więc podlegać podatkowi u źródła (WHT) w Polsce. Innymi słowy – jeśli kupujemy od zagranicznego kontrahenta zestaw informacji o klientach, który ma cechy „zdobytego doświadczenia” w działalności handlowej (know-how), to co do zasady wchodzimy w reżim należności licencyjnych.

Na czym polegała sprawa? Polski nabywca kupił od spółki z Węgier pakiet informacji o klientach: dane handlowe, oceny wiarygodności, elementy profilu ryzyka. Z perspektywy prawa autorskiego i podatkowego nie jest to „zwykła lista kontaktów”, lecz pakiet usystematyzowanej, poufnej wiedzy komercyjnej, którą dostawca wytworzył i wykorzystuje w działalności. KIS uznał, że takie świadczenie mieści się w definicji know-how i powinno być kwalifikowane jako należność za korzystanie z informacji związanych ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie handlowej (art. 21 ust. 1 pkt 1 CIT). Skutkiem tej kwalifikacji jest obowiązek poboru WHT przez polskiego płatnika – według stawki ustawowej albo preferencyjnej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (o ile płatnik spełni warunki dokumentacyjne i należytej staranności, w tym status beneficial owner po stronie odbiorcy).

Dlaczego to ważne? W praktyce „bazy klientów” były dotąd oceniane różnie. Niektóre interpretacje dopuszczały brak WHT, gdy transakcja dotyczyła jedynie sprzedaży danych bez przekazania know-how. Omawiana interpretacja wpisuje się w coraz bardziej restrykcyjną linię: jeśli poza samymi rekordami przekazywane są metodyki, segmentacje, algorytmy oceny, procedury pozyskania/utrzymania klienta albo inne elementy operacyjnej wiedzy o realnej wartości gospodarczej, to rośnie ryzyko zakwalifikowania całości jako know-how.

Granica między „danymi” a know-how ma znaczenie praktyczne. Know-how w rozumieniu CIT to informacje poufne, zidentyfikowane i istotne ekonomicznie, które mogą być przedmiotem przeniesienia lub licencji i nadawać się do gospodarczego wykorzystania przez okres dłuższy niż rok. Sama, powszechnie dostępna lista kontaktów – bez elementu poufności oraz bez przekazania metod i procedur – co do zasady nie powinna spełniać tych kryteriów. Jeżeli jednak pakiet obejmuje „sposób działania” na rynku (np. scoring kredytowy, kryteria segmentacji, skrypty kontaktu, parametry progowe), to jesteśmy bliżej know-how niż surowych danych.

Konsekwencje dla polskiego płatnika są czytelne. Po pierwsze, trzeba rozstrzygnąć, czy płatność stanowi należność licencyjną za know-how. Jeżeli tak – należy pobrać WHT według stawki z ustawy (co do zasady 20%) lub zastosować stawkę obniżoną/zwolnienie z UPO, ale dopiero po zbadaniu statusu rzeczywistego właściciela należności (beneficial owner), zebraniu certyfikatu rezydencji i przeprowadzeniu należytej staranności. Po drugie, należy monitorować roczny limit 2 mln zł wypłat na rzecz danego podatnika – jego przekroczenie uruchamia mechanizm „pay-and-refund”, chyba że spółka dysponuje opinią o stosowaniu preferencji. Po trzecie, jeżeli umowa przewiduje cenę „netto do ręki”, a nie ma podstaw do niepobrania WHT, pojawia się ryzyko ubruttowienia (dodatkowy koszt po stronie polskiej spółki).

Co zrobić, aby nie przegapić WHT? Kluczem jest dobra kwalifikacja świadczenia na etapie zawierania umowy. W praktyce warto:

Precyzyjnie opisać przedmiot: jeżeli strony faktycznie przekazują jedynie dane (rekordy, pliki, bez elementów poufnych metod), tak to zapisać i wyłączyć przeniesienie know-how. Jeżeli natomiast przekazywane są także metody i procedury, trzeba liczyć się z kwalifikacją jako know-how i odpowiednio ułożyć klauzule licencyjne (pola eksploatacji, terytorium, czas, zakazy sublicencji).
Zebrać dokumenty WHT: certyfikat rezydencji, oświadczenie beneficial owner (wraz z informacjami o substancji i funkcjach po stronie dostawcy), ewentualnie wniosek o opinię o stosowaniu preferencji, gdy spodziewamy się przekroczenia limitu 2 mln zł.
Przygotować notatkę klasyfikacyjną do akt: krótko wyjaśnić, dlaczego uznano świadczenie za dane albo za know-how (zakres poufności, identyfikowalność, wartość gospodarcza), z odniesieniem do treści umowy i załączników.
Przewidzieć klauzulę gross-up: jeżeli model biznesowy zakłada cenę „netto”, warto zabezpieczyć się na wypadek konieczności poboru WHT.
Zadbać o spójność z transfer pricing, gdy kontrahent jest powiązany – wynagrodzenie za know-how powinno mieć rynkowe uzasadnienie (benchmark stawki royalty), a korekty cen transferowych nie mogą „omijać” obowiązków WHT.
Na co uważać dodatkowo? Przy obrocie informacjami o klientach nie można zapominać o RODO i zgodności prawnej pozyskania/przeniesienia danych – to wpływa nie tylko na zgodność regulacyjną, ale też na realną „użyteczność” tego, co kupujemy (a więc na wartość i klasyfikację podatkową). W razie wątpliwości co do zakresu poufności, wyłączności czy praw do korzystania, bezpiecznie jest wystąpić o interpretację indywidualną lub przeprowadzić przegląd umowy przed pierwszą płatnością.

Interpretacja Dyrektora KIS z 6 sierpnia 2025 r. (0111-KDIB1-1.4010.289.2025.2.AW)