Remont lokali użytkowych a koszty podatkowe – ważna interpretacja z 2 stycznia 2026 r.

Spółka wynajmowała lokale użytkowe i ponosiła szereg wydatków remontowych w różnych budynkach i lokalach, m.in. na:

• wymianę okien, drzwi, balustrad, posadzek,
• remonty dachów i schodów,
• wymianę instalacji wodno-kanalizacyjnej i oświetleniowej,
• wykonanie gładzi na ścianach itp.

Były to prace o charakterze bieżącym: przywracające lub poprawiające standard techniczny lokali, ale bez rozbudowy, nadbudowy czy zmiany funkcji obiektu. Spółka zakładała, że efektem remontów będzie możliwość:

– uzyskania wyższych czynszów,
– albo w ogóle utrzymania najmu (lokale w odpowiednim standardzie).

Dla celów rachunkowych spółka przyjęła dość konserwatywne podejście: koszty remontów niezwiązanych z awarią, powyżej 10 000 zł dla pojedynczego środka trwałego, były ujmowane poprzez rozliczenia międzyokresowe czynne i rozliczane w kosztach rachunkowych przez 25 lat.

Spółka chciała takie same zasady zastosować w podatku dochodowym – rozkładając koszty remontów w czasie, równolegle do ujęcia bilansowego.

Stanowisko Dyrektora KIS

Organ podatkowy nie zgodził się z tym podejściem. Uznał, że:

Wydatki remontowe opisane przez spółkę mają charakter kosztów pośrednich, innych niż koszty bezpośrednio związane z konkretnymi przychodami.
W analizowanym stanie faktycznym nie można uznać, że koszty remontów „dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy” w rozumieniu art. 15 ust. 4d ustawy o CIT – a więc takich, które z założenia odnoszą się do ściśle określonego, przyszłego okresu (np. czynsz zapłacony z góry za kilka lat).
W związku z tym nie ma podstaw, by rozliczać je podatkowo „w czasie”. Powinny one stanowić koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, zgodnie z art. 15 ust. 4e w zw. z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT.
W praktyce oznacza to, że:

– dzień poniesienia kosztu to dzień, na który wydatek został ujęty w księgach rachunkowych spółki na podstawie faktury (lub innego dowodu, jeśli faktury brak),
– i to niezależnie od tego, że rachunkowo spółka rozlicza te wydatki przez 25 lat poprzez rozliczenia międzyokresowe.

Dyrektor KIS podkreślił, że fakt „długiego” wpływu remontu na przychody (wyższy czynsz, utrzymanie najemcy) nie oznacza jeszcze, że mamy do czynienia z kosztem „okresowym” w sensie podatkowym. Nie da się bowiem wskazać konkretnego, zamkniętego okresu, którego te koszty dotyczą – remonty są wykonywane w różnych lokalach, w różnym zakresie i czasie.

Koszt remontu a ulepszenie – gdzie przebiega granica

Interpretacja potwierdza dotychczasową linię rozróżnienia pomiędzy:

– remontem – przywrócenie do stanu poprzedniego, usunięcie zużycia, odświeżenie standardu (koszt pośredni, co do zasady jednorazowo w dacie poniesienia),
– ulepszeniem środka trwałego – rozbudowa, przebudowa, modernizacja powodująca wzrost wartości użytkowej środka trwałego, którą kapitalizujemy i amortyzujemy.

W opisanym przypadku organ jednoznacznie uznał, że prace mają charakter remontowy. Nie dochodziło do przebudowy, zmiany funkcji czy istotnego zwiększenia zdolności użytkowej środków trwałych – raczej do utrzymania ich w należytym stanie, tak aby mogły generować przychody z najmu.

Kluczowe jest zatem odpowiednie udokumentowanie zakresu prac (opis na fakturze, protokoły, dokumentacja techniczna), tak aby wykazać, że nie doszło do ulepszenia, lecz do remontu.

Podatek vs rachunkowość – dwie różne ścieżki

Istotnym elementem interpretacji jest wyraźne rozdzielenie podejścia rachunkowego i podatkowego. Spółka przyjęła dla celów bilansowych bardzo długi okres rozliczania remontów (25 lat) poprzez rozliczenia międzyokresowe. Organ przyznał, że dla celów bilansowych takie podejście może być dopuszczalne, ale:

– nie można automatycznie „przenosić” zasad bilansowych do CIT,
– o tym, jak rozpoznać koszt podatkowy, decydują przepisy art. 15 ustawy o CIT, a nie polityka rachunkowości spółki.

W efekcie:

– rachunkowo: koszty remontów mogą być rozliczane w czasie według przyjętej polityki,
– podatkowo: te same koszty powinny być potrącone jednorazowo w dacie poniesienia, jeśli spełniają definicję kosztów pośrednich i nie dotyczą konkretnego, przekraczającego rok okresu.

Co to oznacza w praktyce dla spółek

Po pierwsze – warto przejrzeć dotychczasową praktykę w zakresie remontów:

– jeśli spółka „ciągnie za sobą” remonty na czynnych RMK przez wiele lat i jednocześnie w CIT traktuje je tak samo, interpretacja sugeruje, że podejście to może być zbyt zachowawcze i niezgodne z przepisami,
– w wielu przypadkach korzystniejsze (i prawidłowe) będzie jednorazowe rozpoznanie kosztu podatkowego w dacie poniesienia.

Po drugie – trzeba dobrze rozgraniczać:

– remonty (koszt pośredni, jednorazowo w dacie poniesienia),
– ulepszenia (zwiększające wartość użytkową środka trwałego – do wartości początkowej i amortyzacja),
– koszty „okresowe” związane z konkretnym okresem (np. czynsz z góry za dwa lata) – te faktycznie mogą podlegać rozliczeniu proporcjonalnemu w czasie na gruncie art. 15 ust. 4d CIT.

Po trzecie – nie należy utożsamiać wydłużonego wpływu kosztu na przychody z obowiązkiem podatkowego „rozsmarowania” go w czasie. Ustawa o CIT mówi wyraźnie: jeśli nie można kosztu przypisać do konkretnych przychodów ani konkretnego okresu przekraczającego rok podatkowy, to jest to koszt pośredni potrącalny w dacie poniesienia.

Podsumowanie

Interpretacja Dyrektora KIS z 2 stycznia 2026 r. to czytelny sygnał dla właścicieli nieruchomości, firm wynajmujących lokale i spółek zarządzających portfelami budynków:

– typowe remonty (wymiana okien, instalacji, remont dachów, schodów, posadzek, odświeżenie ścian itd.) można i należy podatkowo ujmować jednorazowo w momencie poniesienia kosztu,
– nawet jeśli księgowo – z ostrożności – są one rozliczane w czasie,
– warunkiem jest, by nie miały charakteru ulepszenia środka trwałego, a ponoszone były w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Warto więc przy okazji rocznych przeglądów kosztów (w szczególności przy zamknięciu roku) przyjrzeć się, jak w praktyce rozliczane są w firmie wydatki remontowe – i czy polityka podatkowa nie jest zbyt ostrożna względem tego, co rzeczywiście wynika z przepisów i aktualnej linii interpretacyjnej.